系统和程序对于企业的成功运营至关重要。根据商业顾问迈克尔格伯和畅销商业指南“电子神话”的作者，系统驱动的企业可以节省时间，减少压力，赚取的钱比业主所说的话和指示所带来的更多。创建办公程序是一种逻辑和组织的练习，最好按照一步一步的顺序进行。
定义过程的范围，确切地说明过程要完成的过程。相当详细，但并非如此。例如，您需要一个处理传入邮件的过程，该过程与处理传出邮件的过程不同。对于垃圾邮件，账单，杂志和个人邮件，您不需要不同的程序。这些子类别可以合并到同一个总标题中。
定义谁负责确保程序完成，包括与流程相关的截止日期或时间线。负责人不必亲自做，但必须与指定的代表核实，以确保完成和检查质量。这个定义最好分配给一个标题而不是一个人，即使你知道谁现在正在做这个工作。
列出此过程中固有的各个任务。按时间顺序排列。
写下每项任务的描述，包括合理的时间限制，所需的工具和所需的基本操作。包括“完成状态” - 任务完成后的样子。完成状态对于检查工作和评估员工绩效至关重要。
记下在给定时间范围内未能完成任务的后果。这包括对员工的纪律处分以及因故障引起的问题的应急计划。
