工人可能不时需要刷新他们如何执行某些任务的记忆。同样，组织的新员工希望尽快学习绳索，而不必不断地打断主管或同事的无数问题。办公程序手册完成了这两个目标，同时提供书面协议和绩效期望，随后可在员工评估和纪律处分文件中引用。
确定您要开发的办公手册的目的和范围。办公室手册的内容通常分为两类：（1）如何与人交互;（2）如何执行特定任务，包括创建，管理和交付商品和服务所必需的设备的操作。办公手册通常还包括组织结构图，资源目录和样本表。办公手册的复杂性取决于目标用户的身份。例如，如果内容与客户关系以及如何处理投诉有关，则包含有关叉车如何操作或如何处理危险材料的章节是没有意义的。
确定最适合贵公司需求的格式演示。虽然办公室手册通常被认为是印在纸上的指南，并放置在带有主题分隔标签的三环活页夹中，但技术为更多令人兴奋的 - 以及更经济 - 提供信息的方法打开了大门。例如，考虑一下在线程序手册是否会使员工更容易，更快地通过输入关键字来访问信息。电子格式还可以促进更新和修改内容的过程，以及结合音频内容和视频演示以增强学习。
列出您希望手册解决的所有章节主题。例如，如果您决定编写如何操作各种办公设备的指南，则可以识别计算机，传真机，电话系统，缩微胶片，影印机，记录系统，邮资计费器和整理设备的各个部分。决定您是自己编写所有内容还是将每个部分的初稿分配给精通该主题的个人。
组织从最简单的概念到更复杂的概念的程序步骤。考虑是否包含照片，图画，表格或其他图形将补充用户对材料的理解。提供首字母缩略词和任务特定术语的词汇表。在可行的情况下，提供如何填写申请单，旅行费用索赔，休假请求，时间表，客户收据以及公司使用的其他表格的示例。
确定完成新手册每个部分的时间范围。如有必要，每天安排一段时间进行研究，撰写，审查和汇编内容。
在传播之前，由人力资源人员和法律人员审查内容，以确保其语言清晰，整洁并符合州和联邦的法规和规定。向手册的每个收件人提供一份签字表，表明他们同意阅读材料并遵守其指令。
提示
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办公室手册应始终被视为正在进行的工作，因此应不断进行审查，以确保内容准确反映所遵循的程序和用于执行这些任务的设备。
