商业格式的写作与其他类型的写作不同。指南更加严格，您编写的样式通常是预先确定的。写作商业风格的目标始终是专业。您所做的大部分写作将针对现有或潜在客户，同事或上级。其中一些文件会影响您或您公司的表现，因此遵循这些准则至关重要。
在写商业信函时使用块，修改块或半块格式。块格式是最常用的。在这种格式中，除了段落之间的双重空格外，所有内容都是左对齐和单间距的。
为观众撰写您的文档。专注于他们的需求和兴趣，而不是你的。想一想读者需要知道什么，并确定将信息传递给特定读者的适当方式。
写信给上级或客户时要用正式的语气。只能使用非正式的语气为同事提供备忘录或电子邮件。
强调积极的信息，并专注于为读者带来的好处。在写一封包含负面信息的信件时，这一点尤其重要。
写得清楚简洁。您可以通过在文档和段落的开头陈述重要信息并在可能的情况下使用列表来保持段落简短。这有助于您的读者，即使他们只是浏览文档，他们通常会按时间，找到重要信息。
校对您的文档，以确保它没有拼写，语法和标点符号错误。你写作中的任何错误都会让你显得不专业或粗心。
提示
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通常可以在商业文档中使用“我”和“你”这两个词。但是，在使用“我们”这个词时要小心，因为这会让你的话变成对整个公司的反思。
在商业信函中致敬之后，始终使用冒号而不是逗号。
