离职员工可能会给企业带来许多麻烦，包括客户服务中断，客户叛逃和销售损失。使用公告信来警告客户员工的离职可以是一个积极的，积极的公共关系策略，以帮助您将潜在的柠檬变成柠檬水。
为这封信设定你的目标
确定您希望或需要联系您的客户的原因，让他们了解工作人员的离职情况。使用项目符号列表可帮助您根据您要联系的客户的不同需求定制不同的字母。例如，您可能需要向某些客户保证，他们的交付或客户服务不会中断。您可能需要让其他客户知道他们在您的公司有新的联系人，该人员将是谁以及新的代表将调用他们。您可能希望解决谣言，告知客户即将离职的员工有您要执行的非竞争条款，或者该员工是否有良好的离职条款。
与员工交谈
与员工会面，讨论您与客户联系的计划。根据员工与他们的关系，他们的历史和需求知识以及对潜在问题的看法，向员工询问与特定客户沟通的提示。询问员工他是否想要了解他离职的原因，或者是否应该将其留在信件之外。即使你是在与一个不好的条款分开雇员，你们也不应该烧毁桥梁并损害任何人在市场上的声誉。
决定收件人
写下信件的收件人列表，这样您就可以为每个收件人定制内容。记录您在客户名称旁边写下每个客户的原因，并记下您希望包含或忽略该客户信函中的任何特定内容。
写下初稿
写下信的第一稿，通过名字向客户发表讲话。首先提供一个保证，例如，“XYZ公司一直为我们通过我们训练有素的专业人员提供优质客户服务的能力感到自豪。”然后，提醒客户您的员工要离开，以及为什么，如果你有决定包括这些信息。解决客户可能遇到的任何问题并告诉您如何解决这些问题。介绍客户的新联系人及其联系信息，并确保包含任何适用的过渡日期。添加一个后记，其中列出了您想要突出的任何重要信息，例如新联系人将在本周致电自我介绍。如果客户有任何问题，请邀请客户与您联系。
完成信件
让您的主要经理和每个客户的新联系人检查您创建的不同字母的草稿以征求意见。收到客户信函初稿后的输入后，请创建最终副本。让相关工作人员在签署和分发之前查看最终草案。
