效率是任何办公室或商业环境的关键。组织是一项有益于任何办公环境的技能。即使您发现通常是有组织的，您可能希望改进的一件事是您的文件归档和维护程序。如果没有适当的系统来管理重要文档，您可以花费数小时搜索重要文档。在压力下获得必要文件的能力至关重要。虽然一些工作场所可能有实际的物理文件，但绝大多数文件归档都发生在计算机上。
命名
以一致的方式命名所有文件和文件夹。不要按日期命名其中一些，而用项目名称命名其他名称。确保特定项目的每个文件在其标题中都具有项目特有的内容。使用易于识别的名称创建主项目文件夹。将此文件夹划分为具有清晰标题的子文件夹，您可以使用这些标题列出处理它的人员的名字或其他必要的东西。
保存
将类似文档存储在一起如果您正在处理特定项目，请将所有文档保存在计算机上的同一主文件夹中。这比在各个地方存储所有电子表格或所有图形更有效和合乎逻辑。当你忙着细节时，只需点击一下即可进入项目。
内容
在开始提交文档之前，请花点时间查看内容。不要保存发送给您的所有信息。这将意味着更多的时间在以后查看不必要的事情。如果文档与您的特定项目相关，请保存。如果没有，请将其从计算机中删除。
状态
作为正在进行的工作的一部分的单独文档来自完成工作的文档，仅用于参考和记录目的而保存。利用您的文件夹系统。将当前文档保存在易于访问的位置，例如计算机的桌面。完成工作后，将其移动到存储已完成工作的项目文件夹中。定制此方法以适合您的业务。
