无论您是出售小部件还是提供服务和专业知识，要求过期账户付款的信件都是开展业务的必要部分。有时，人们只需要提醒他们的债务。其他时候，客户可能会故意避免他们的义务。在前一种情况下，这些信件可以加快到期金额的支付;在后者中，他们可以帮助展示您在寻求正式收集工作之前所采取的步骤，这可能有助于您在法庭上获胜。在所有情况下，这些信件应以清晰，简洁和礼貌，专业的方式起草
说明到期余额
信中的介绍部分应明确说明到期的余额。在简单的称呼之后（例如“亲爱的史密斯先生”），请通过亲切地提醒读者确切的欠款来打开这封信。使用诸如“这封信是为了提醒您欠ABC公司欠款的声明”。我们的记录显示您的帐户已过期，金额为56.39美元。“在起草本部分信函之前，请确认应付帐款的确切金额。将未完成发票的副本附在信中，并参考本节中的附件。
描述可接受的还款形式
根据债务的性质，您的企业的应付账款政策以及您希望收回所欠款项的速度，可接受的付款方式是另一个要清楚说明的重要细节。手头的现金明显快于等待个人支票清算，但根据金额的不同，以这种方式要求还款可能是不可行的。同样，并非每个企业都接受信用卡，公司可能会接受一张发卡机构的卡而不接受另一张卡。在任何情况下，都包括一个声明，如“付款可以通过现金，支票或信用卡。我们接受Visa或万事达卡。支票可以支付给应付账款。“
明确说明截止日期
不要将还款要求的截止日期留给解释。使用诸如“请在10个工作日内汇出余额或立即联系我们的办公室通过电话付款”之类的声明。说明截止日期不仅重申了读者的紧迫感，还为您提供了时间表。如果付款未在该窗口内呈现，您可以预期付款并允许您考虑下一步该做什么。
国家延迟的后果
如果对进一步延迟付款有任何后果，请在信函结束时说明。一个常见的后果是启动正式的法律诉讼以收回法庭上的金额。其他后果可能是将争议提升到组织中或停止服务。如果该信件是最终警告，请使用诸如“这是您将收到的最终通知”之类的声明。如果我们在收到此信函之日起10天内未收到全额付款，我们将寻求所有可用的法律补救措施来收回这笔债务。“
