书面办公程序有助于企业顺利，高效地运营。基本程序概述了前台实践：程序，执行程序以及执行的操作。办事处有人事管理，现金存款，收发邮件，通信和报销准则。
处理每日邮件（接待员）
传入的邮件被打开，内容被标记日期。支票放在“存款”箱中。邮件按收件人排序并放在此人的邮箱中。
他准备银行存款并复印收到的支票。附件被装订到支票副本。他向应收账款提供支票和存款单副本和附件。
邮寄的邮戳每天晚上都邮寄到邮局。
电话程序
通过第三个环接听电话。标准问候语是“早上好，ABC公司，约翰说。我怎么能帮到你？”回答“片刻”并将呼叫者置于保持状态。
检查缺席员工的办公室日历。如果没有，请告诉来电者，并询问是否有其他人可以提供帮助。如果此人在，则通知呼叫者并转发呼叫。如果线路忙，请告诉呼叫者，并提供语音邮件或书面信息。
消息包括呼叫者的姓名，时间和日期，呼叫原因以及回叫号码。将邮件放入收件人的邮件槽中。
管理办公用品（秘书）
标准供应品每月库存和订购。检查办公室日历的预定邮件和所需的任何物品。她准备办公用品订单表格，办公室经理在放置之前对其进行授权。
对于非标准供应品，请填写供应申请表并提交给秘书。
维护办公室日历（秘书）
她负责办公室日历。安排会议时，检查日历是否存在冲突，并将请求发送给秘书。
在办公室日历上输入客户，营销和促销的月度邮件。负责这些工作的员工可以将日期通过电子邮件发送给秘书。
将旅行日期，员工缺勤和假期发送给秘书。
旅行报销，支票请求和信用卡
旅行报销每周处理一次。使用经批准的旅行表格。输入费用日期，费用类型和费用原因。附上费用的可读收据。没有收据，不会报销任何金额。
使用批准的支票申请表进行不定期检查。完成收款人信息，所需日期，检查金额和原因部分。获得经理或会计师的批准。
信用卡每月处理一次。每次购买都需要收据。在收据上输入您的姓名，费用原因和其他识别信息。没有收据的任何费用和个人费用将从员工的工资中扣除。
客户付款和发票
完成的客户订单每天由运输业务员交付给A / R两次，并在工作日结束时开具发票。
A / R收到的每日存款将在工作日结束时应用。
