无论您是拥有一个或多个出租物业，重要的是保持与物业相关的所有文书工作。如果出现租户问题，您需要轻松访问租约及其任何附录，并且如果被拒绝的申请人未来向您提出索赔，您应该保留所有租赁申请。此外，也许最重要的是，只有当您可以通过记录证明所得税时，您才可以扣除所得税的费用。税收所需的文书工作是最具挑战性的，因为它有很多。
你应该保留什么
始终保留租约的副本，租约的任何附录以及潜在租户在安全地点的所有租赁申请。一个好主意是为每个出租物业创建一个文件。将文件保存在文件柜中。您还需要证明您是否每年在出租物业上赚取或损失了多少钱。您可以通过列出您的租金收入并减去费用来实现。如果您接受现金，取消支票，显示直接存款的银行对账单或您写的收据均证明租金收入。您在房屋上花费的任何维修费，保险费，税费以及其他任何东西（如白蚁和垃圾服务）的收据都可以作为您的费用的证明。您需要为您拥有的每个出租物业保留单独的收入和支出记录。
纸小道
通过在笔记本或分类账中记下您的收入和支出，并将收入文书和费用收据保存在笔记本电脑的储物盒或隔间中，将记录保留为老式方式并没有错。根据法律咨询网站Nolo的说法，这种方法对国税局来说是可以接受的。如果收据上没有这些信息，最好在收据上注明它的用途。纸张方法可以是保存记录的最简单方法，特别是如果你总是这样做的话。只需列出每个月的收入列和费用列，以了解您在年底的表现。将您可能每年支付一次的费用（例如财产税）除以12以获得真正的月度帐户。
电子方法
许多计算机软件程序可用于帮助您保存记录。电子表格软件，如Microsoft Excel，Lotus 1-2-3和Ability Office，可以跟踪您的收入和支出。您可以为每个出租物业创建单独的电子表格。但是，如果美国国税局对您进行审核，您仍需要保留收入和费用收据的纸质副本。保留收据的其他选项是使用可以上传收据的Internet存储服务，例如Shoeboxed，或者使用家庭版本（如NeatReceipts）将数字收据保存在家中。每月一次，查看您的收入和费用收据，并在电子表格中输入数据。
物业管理软件
房东也可以使用物业管理软件来保持租赁物业文书工作的有序性。例如，Quicken有一个软件可以为您组织所有文书工作。它还有助于查找所有税收减免，为您提供记录滞纳金或部分付款的地方，并让您比较租赁房产的状态。物业管理软件通常具有许多高级功能，具有一个或两个属性的业主可能不需要。根据Nolo的说法，拥有10多处房产的房东经常发现它们很有用。
