月度报告作为事件和结果记录在一个部门以及作为对整个企业的贡献是有价值的。在教育方面，他们还从不同部门提供有关进展和结果的有用信息。它们是可以整理成较大文档的记录，以提供企业或大学的整体视图。
写下有关该主题的介绍，说明您要求提交月度报告的原因。显示他们被要求的充分理由以及他们将对整个企业，学院或大学做出的贡献。
描述收件人的好处，因为大多数人会认为这是额外的工作。每月报告可以是赞美和展示事情进展顺利的机会。它也可能是一个提到需要支持或需要后续工作的领域的机会。它也可以是关于特定项目进度的报告。强调报告对于规划和集中个人思想对其部门工作的重要性。
在需要每月报告时提供当年的日期和截止日期。强调他们为什么需要准时，因为它们通常是对更大报告的贡献，如果月度报告被推迟，这可能会延迟。
如果可能，提供一个模板，其中包含您希望在月度报告中涵盖的要点。这使得受访者更容易每月完成并节省时间。他们可以在必要时更改模板。或者，在您的信中提供指导以协助报告编写者。不同的部门将提供不同的信息 - 例如，一些财务和一些销售 - 因此可能需要不同的模板。要求报告编写者在单独的表格上列出类别。
将字母的每个部分拆分成段落。说明第一段中需要每月报告的原因。在第二部分描述收件人的好处。在第三段中提及日期和截止日期，或提供包含日期的单独列表。提及第四段中的模板或指南。在收件人帮助的最后一段中附上一份感谢信。简洁宜人。
提示
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写商业信函需要一些手续。如果你用某人的名字开头这封信，它应该以“你的真诚”结尾。如果你从“亲爱的先生或女士”开始，它应该以“忠实的方式”结束。致敬下面应该是参考或主题细节线，在本例中为“月报”。
警告
把这封信写成一个请求，但要坚定每个月都需要这些报告。
