归档是一个古老的系统，可以更容易地找到文档。这些文件可以包括信件，备忘录，财务记录，报告和其他形式的通信。要实现连贯有效的备案系统，您必须采用适当的程序。即使在今天的电子时代，企业和家庭办公室仍然需要维护纸质文件。
分类
将文件分组。主要类别将是主标题，表示将放置在其下的所有其他文件（子类别）。根据类别的范围，它可以包含整个文件柜抽屉。例如：
类别：工资登记2014年子类别：工资登记2014年1月工资登记2014年2月工资登记2014年3月
继续子类别到年底。如果您的类别将填满整个抽屉，请制作标签并将其放在抽屉的外部;标记子类别文件夹并将它们放在抽屉中。当您为一个抽屉设置多个类别并将标记的子类别文件文件夹放在其中时，请为您的类别使用挂起文件夹。
备案规则
两个基本的归档规则是按字母顺序排列和日期归档。执行字母归档时，请根据字母表的字母进行归档。对于日期归档，请将最新文件归档。有几个规则适用于字母文件。
在提交姓名时，以第一封信件（即Langston Construction，Parkinson Carwash，Rivers&Associates，Thomson&Company）提交。
当第一个名字相同时，按第二个字母提交（即Ace，Adele，Angie，August）。
按姓氏提交（即Connor，Luke; Denver，Marion; Fullerton，JD; Schuster，AP）。
当姓氏相同时（即Garrison，DC; Garrison，EF; Garrison，GH; Garrison，YB），首先归档。
当姓氏包含前缀时使用第一个前缀字母（即de la Hoya，GU; de Mark，DS; van der Roy，FH; van Under，PE）。
当有两个姓氏（即Anderson&Leiberman; Cypress&Florsheim）时，由第一个姓氏提交。
文件Mac，Mc，M'文件为Mac;将St和Saint称为Saint（即MacIntyre，McKnight，M'Clever;或Saint Paul's，St。Mary's）。
文件维护
一旦您的文件系统整齐到位，您必须对其进行维护。为所有提交的文件准备一个托盘;不要让他们躺在身边。不要用文件包装文件夹或抽屉;这使得提取它们变得更加困难。尝试每天至少进行一次归档。如果您经营一家小公司，请每周进行一次。如果您有使用过的文件，请为它们创建新文件。将不需要的纸张放入回收箱或碎纸机。如果您的文件是保密的，请务必记得锁定抽屉。
