公司的政策和程序文件是保持效率，一致性和清晰沟通的关键因素。有些公司选择为不同的程序创建单独的文档，而其他公司则将所有政策和程序收集到一个手册中，并将其呈现给每位员工。记录良好的政策和程序为员工，客户和公司带来了好处。
设定期望
公司政策通常会根据出勤率，及时性，着装规范，安全法规等主题设定员工行为预期。政策和程序文件通常规定公司对员工的责任，包括平等机会雇用，休假和病假，家庭假等。雇佣联系人和录取通知书可以参考公司政策和程序手册（或员工手册），并说明员工同意遵守手册中规定的规则。有些公司要求新员工签署表格，表明他们已收到手册。
鼓励效率
实现目标的最有效方式是公司流程的最终基础。这可能不是最简单或最快捷的方式，但它是在不牺牲质量，招致风险或忽视任何监管要求的情况下实现目标的劳动密集型方法。从理论上讲，如果每个员工都按照既定程序执行每项任务，那么每次公司都将以最有效的方式实现所有目标。实际上，每次都可能无法实现首选程序，因此许多流程实际上都包含有关如何处理这种情况的具体政策。这可能包括更高级别的批准或仅包含其他文档。
鼓励一致性
一致性通常会增加效率。当人们每次都以同样的方式做事时，他们最终能够在更短的时间内完成这个过程，这意味着他们可以在相同的时间内完成更多的工作。一致性也会增强信心。一致的方法向客户保证，公司将在每次互动时以相同的谨慎和精确度处理他们的账户。一致性可以帮助员工和客户了解在遇到特定情况时会发生什么。
保持合法
法律，监管机构或保险公司要求公司记录和分发一些流程和程序。例如，大多数州要求公司制定一套处理工人赔偿索赔的流程，并确保所有员工都知道流程的运作方式。保险公司和OSHA等监管机构要求公司详细说明安全政策，特别是在制造环境中。在流程和程序文档中包含此信息可使公司满足分发要求。
有效沟通
公司可能有许多员工，多个地点和/或员工，他们的班次不同。员工将离开公司，新员工将加入公司。向所有员工传达期望和流程而不会遗漏任何人，留下信息或不一致的最简单方法是编写和分发正式的政策和程序文档。确保每个人都可以访问相同的信息也有助于保护公司免受毫无根据的错误终止诉讼。
