跟踪和订购大型组织（如学校）的打印机耗材可能具有挑战性。每种型号的打印机都使用不同类型的墨盒或墨粉，每个墨盒在需要更换之前会打印不同数量的打印页。虽然你可以用老式的方式跟踪墨盒订购，但是使用纸笔生成的列表，创建一个电子表格来存储所有相关信息将节省时间，并让您随着时间的推移更有效地预算墨水。
创建一个新的空电子表格，以使用计算机的电子表格程序跟踪墨盒订购。有可能是您的计算机附带Microsoft Excel作为Microsoft Office的一部分安装。如果您没有Excel，请下载并安装免费办公套件，例如OpenOffice，或使用Google Docs等在线工具，如果您注册免费的Gmail帐户，可以免费访问。
确定要跟踪的信息。这将根据具体情况而有所不同，使用电子表格的好处之一是，您可以根据需求的变化轻松更改跟踪的信息。首先，尝试跟踪安装每台打印机的房间号，打印机类型，打印机使用的墨盒类型或墨粉，墨水支付的金额以及上次订购替换墨水的日期。
首先输入电子表格列的标题。请注意如何配置空白电子表格。垂直轴上有一排数字，横向访问时有一行字母。在第一个单元格或第1行A列中，键入“房间号”。在第1行B列中，键入“打印机型号”。 “墨盒模型”位于第1行C列，依此类推，直到您为要跟踪的每条信息输入了列标题。
选择要在电子表格中输入的第一台打印机，然后在第2行A栏中键入房间号。在第2行B列中键入打印机型号，然后继续将所有相关信息输入相应的列，包括您的日期最后点墨水。
输入下一台打印机的信息，从第3行A列开始，然后在每个相应的列中输入该打印机的其他数据。继续为新行中的每个后续打印机输入信息，直到列出所有打印机和打印机信息。完成后，将电子表格保存到计算机的硬盘中。
每次订购特定打印机的墨水时，都要创建其他空白日期列。完成后将文件保存到硬盘驱动器中，以便下次订购耗材时可以使用它。
提示
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使用特殊格式突出显示重要信息或作为组织帮助。例如，使用粗体字体表示列标题，使用彩色字体将同一组织单位中的打印机组合在一起。例如，您可以将绿色用于教师用打印机，蓝色用于学生用打印机，橙色用于在库中设置的打印机。
经过一段时间后 - 例如，学期或学年 - 总计在此期间每台打印机墨水上花费的金额。您可以使用此信息来记录某些打印机是否比其他打印机更频繁地使用，一台打印机是否比另一台打印机更具成本效益，甚至哪些部门或教室使用最多墨水 - 这些信息对重新排序和预算都很有用目的。
