在联系可能忘记支付账单的客户以及联系人们提醒他们约会或活动时，提醒信件非常有用。对于经常使用电子邮件的客户，您可以发送提醒电子邮件，这是一种非常方便的快速联系方式。在线信件需要对每个单词进行详细的关注，以确保您的信件听起来没有攻击性或粗鲁，并且正确的语法是必须的。
检查您想要提醒此人的信息的准确性。发送带有不准确信息的收集提醒会使客户感到困惑并可能会产生愤怒。预约和活动提醒还应包括准确的信息，以确保个人在被要求时进行预约或参加该活动。
确认您的信息不正确或客户已经付款的可能性。声明您只能看到自己的记录并且您没有其他信息可以参考的声明可以帮助阅读该信的人从您的角度理解您的目标。承认该方最近是否已付款并且此笔款项未反映在该信中，将遏制提醒函收件人的愤怒回应。
如果您收到了提醒函，请保持礼貌并对待客户，因为您希望得到对待。在每个人的生活中都会发生监督，错误估计和减轻情节。财务提醒函中过于粗鲁或无礼的评论无助于从您发送信件的人那里获得资金。相反，保持信件的准确性，并以礼貌的方式只讨论帐户的具体情况 - 避免粗鲁或伤害性的言论。
在发送要求付款的提醒函时，请附上原始结算信息。如果许多客户忘记了此帐户的用途，他们会要求查看原始帐单。为节省时间，请在提醒信中将原始帐单包含在客户端中。当您通过电子邮件发送提醒函时，原始帐单信息可以是在线客户帐户的链接。
请求回复。询问客户的回复可能包括要求汇款，回电话，电子邮件回复或填写正确的联系信息并将其返回给您。通过以礼貌的方式询问客户的回复，您更倾向于打开客户讨论帐户并从客户那里获得付款。
提供联系信息以便与您联系。确保您在提醒电子邮件中包含所有联系信息。实际地址或邮寄地址可能不够;包括电子邮件，网站，电话和传真号码，为客户提供尽可能多的联系方式。
