为了有效地管理医疗前线办公室，无论是小型诊所还是大型诊所，都必须制定和实施全面，明确的程序，以解决必要的任务和责任。办公室程序应突出各种员工的职责，例如描述接待员在办公室开放和关闭时应该做什么。您应该了解医疗办公室如何适当地定制程序。
基本
办公程序应该传达如何与客户互动。相关主题包括标准客户问候（例如，亲自和通过电话），管理不满或愤怒的客户，客户机密性（例如，HIPAA规则）以及预约设置和通知。大多数医疗办公室员工都需要强大的客户服务技能。因此，程序应区分“好”和“不足”的客户服务。需要在发生紧急情况或自然灾害时的标准程序，如火灾或洪水。创建一份单独的员工手册，讨论有关着装要求，出勤率，性骚扰，工资单，假期和福利的政策。
记录
成功的医疗办公室有效地管理其患者记录。对于无纸化办公室，备份程序应该是强制性的（例如，在线存储或在计算机程序上存储患者信息）。前台手册需要解释如何创建，更新和存储客户端记录。该手册还应包括有关如何使记录无效的程序，例如患者移动时。另一个重要方面涉及医生日历。例如，通过每小时安排两名患者，医生可能有20到30分钟的空闲时间。程序应解释如何按小时和每日安排适当数量的患者。程序还可能描述分配检查室的标准方法。
开票
前面的医疗办公室程序应详细说明如何向患者收取费用。如果患者使用保险，则程序应说明需要哪些信息来验证保险并在必要时收取共同支付。程序应解释在患者自掏腰包时，是否在访问之前或之后获得付款。此外，描述必要的步骤，以及时报销保险索赔。例如，解释谁将为患者记录编码或识别医疗程序以及计费。程序应规定如何处理过期账户，例如6个月或1年未偿还的账户。
