如何组织Office文件和文件夹

如果您发现自己花费数小时寻找某个文档或文件，那么可能是时候彻底检查您办公室的组织系统了。如果您有许多文件和文件夹，可能需要一些时间来完成并整理它们。但是，最终它将是值得的，因为你将确切地知道在哪里找到一切。如果您感到不知所措，立即处理整个办公室，请每天尝试通过一个区域直到您完成。

你需要的物品

将收件箱和发件箱放在桌面的一角。保留所有发出的账单，通知和其他物品，以便邮寄或分发到发件箱中。每天发送这些物品。将传入的文件，文档和邮件放入收件箱。此外，每天采取行动或提交这些项目;因此，它们不会变得混乱。

为您的文件和文件夹创建类别。这些将根据您的业务类型而有所不同。某些类别可能有明显的标签，如客户，税务信息，供应商和即将开展的项目。专注于将所有文档分类为这些大类。

如果适用，将大类别分解为更小的子类别。例如，如果您的企业有客户，请为每个客户创建一个文件夹。如果客户的文档太多而无法放入一个文件夹，请进一步细分此类别。将客户端的文件分成不同类型的文档的不同文件夹。

标记所有文件。 CNN Money建议根据您搜索文件的方式标记文件。例如，不是标记一个模糊的文件“表格27G-28A”，而是将其标记为“发票”或类似的适用类别。这有助于快速查找文档。

将所有文件放在文件柜，文件盒或类似的容器中。如果您有许多文件，请将您最常使用的文件放在桌面旁边。如果您的办公室空间不足，请保留每年只能在单独的衣柜储藏室或完全在另一个房间使用一次的文件。

在对文件进行排序时，请保留指定为垃圾的单独文档堆。及时粉碎旧的和不相关的文件是维持有组织的办公室的关键。如果您不确定是否可以处理文档，请指定一个文件夹以查找可能的垃圾，并将文档保存在那里，直到您可以撕碎。