小额现金基金是企业为办公用品，邮寄到期邮资或燃料费等共同支出预留的少量现金。这是一项分配用于支付费用的基金，公司不会在账户上支票或购买。它也被称为“预付款基金”，它完全按照其支出的金额进行补充。基金的余额应始终等于为基金确定的余额。
在小额现金基金成立时写下日记帐分录。假设当地书店确定应支付100美元的现金用于杂项费用。此交易应记录两行日记帐分录：第1行：小额现金：借方：100.00;第2行：现金：信贷：100.00;如条目所示，到目前为止，没有资金用于杂项开支。
记录杂项费用的日记帐分录并补充小额现金。假设，重复使用步骤1中的示例，书店花了25美元用于汽油，12.50美元用于办公用品，28美元用餐，11.50美元用于邮资。以下条目应记录在“小额现金支出”标题下：第3行：小额现金生产线4的费用：燃气：借方：25.00;第5行：办公用品：借记：12.50;第6行：膳食：借方：28.00;第7行：邮资：借记：11.50; 8号线：现金：信贷：77.00;您通过购买消耗了基金的现金。因此，从第4行到第7行购买的货物将被记入借方，并且总的耗尽现金金额将记入第8行。此示例中的费用收入为77美元。因此，必须在小额现金抽屉中加入77美元的现金以补充资金。
对现金短缺进行调整。虽然采取了谨慎的措施来确保内部现金管理，但确实会发生错误。特别是在处理小额现金和变更时，总和并不总是等于其各部分。如果21美元是小额现金抽屉里留下的金额，但收据只加起来为77美元，抽屉里留下的金额和收据加起来为98美元;第一个成立的小额现金基金100美元的2美元短缺被称为现金短缺及以上。现在日记账分录如下：第3行：小额现金线4的费用：天然气：借方：25.00;第5行：办公用品：借记：12.50;第6行：膳食：借方：28.00;第7行：邮资：借记：11.50; 8号线：现金短缺：借方：2.00;第9行：现金：信贷：79.00;在这种情况下，必须将79美元的现金加到小额现金抽屉中以补充资金。
