当诸如城市和县的组织或政府机构需要商品或服务时，他们希望获得最好的交易。为了获得最佳讨价还价，他们会发出招标文件，称为征求建议书（RFP），报价请求（RFQ）或投标请求（RFB）。这些法律文件邀请公司竞标提供所要求的商品或服务。如果快速需要这些材料，则只能在几天内接受出价。如果是这种情况，组织或政府机构可能会要求投标人完成并提交投标备忘录而不是完整的投标，这可能会长很多页。
在框中或标有“出价编号”的行中记下出价编号。这会通知组织或政府机构要求您准确投标您正在竞标的项目。在标有“日期”的框或行中加入您填写出价编号的日期。
在框中或标有“项目名称”或“标题”的行上写下出价标题。这可以在招标文件的首页找到。在框中或标题为“位置”的行上写下项目的位置。如果您正在竞标提供产品，则该位置是您向其提供产品的位置。
包括您的公司信息。有一些方框或行可以写出您公司的名称，电话号码，地址以及撰写和批准投标的员工姓名。
在框中或标记为“工作类型”的行上写下所请求的工作类型。例如，如果您要竞标提供施工管理服务，请写“施工管理”。
在“包含工作”部分下写下您将为组织或政府机构提供的内容。对于提供的每项服务或产品，请在“包含工作”部分右侧的“投标金额”部分中写下您要求支付的金额。 “总出价”框或行中的“出价金额”列总计。
完成“附录的确认”部分。当招标文件发生变化时，组织或政府机构会发布补遗。包括本节中的附录编号和发布日期。此信息位于单独的附录中。并非总是发布附录;如果没有附录，请将此部分留空。
