在电子邮件普及之前，传真传输是快速发送书面通信的唯一方式。他们可以在短短几分钟内提供数百或数千英里的文件和打印件。由于电子邮件已被广泛使用，一些公司完全放弃了传真机。传真仍然比电子邮件通信有一些优势。
纸张问题
由于传真传输使用纸张和电子邮件没有，因此纸张的问题使传真通信处于不利地位。与打印机一样，传真机也会遇到卡纸。与打印机不同，这些卡纸可能发生在完成传真传输所需的两台机器之一中。原始文档可能会卡在发送传真机中，如果卡纸严重不足，可能会使文档无法使用。在接收端，正在打印的纸张可能卡在传真机中，从而破坏整个过程。接收机器也可以用完纸张，并且用户可能没有意识到纸张已经消失了一段时间。这种延迟可能导致时间敏感的通信无法连续数小时甚至数天。
一步到位
传真传输的最大优势之一发生在一个人处理签名文档或仅存在于硬拷贝中的文档时。如果该人想要通过电子邮件发送文档，他需要使用扫描仪或多功能打印机对文档进行成像。然后，用户必须在计算机硬盘驱动器上选择一个点之前编辑扫描图像以保存扫描文档。当此人发送电子邮件时，扫描文件必须附加到电子邮件中。相反，使用传真机的人仅将文档放在机器中并按几个键将其发送给接收方。
编辑
通过电子邮件发送的文件可以由用户编辑，而通过传真发送的文件则不能。在双方在项目上进行协作的情况下，编辑文档的能力有助于促进协作，使用户能够轻松快速地进行更改。如果双方从事对抗关系，传真传输可能更具吸引力。硬拷贝传真文档的性质使得更改文档以更难以诽谤或操纵另一方。
组合
今天许多计算机和打印机都可以发送传真和电子邮件。这意味着数字文件可以从计算机发送到传真机，在那里作为硬拷贝文档传送。这些计算机和打印机还可以从传真机接收传真传输，提供传真和电子邮件的优势。
