任何组织的所有金融交易最终都会以这种或那种方式发布到总帐。当计算机程序用于会计时，大多数财务数据被过帐到类似子分类账的应付账款或应收账款 - 这会自动过账到总账。但是，某些条目必须直接过帐到总帐。通常直接过帐到总分类帐的交易是资本支出，应计利息，折旧累计，将在下一个会计期间转回的调整，以及无法通过子分类帐进行的其他帐户调整。过帐到总帐时，必须格外小心，因为纠正多个总帐分录的错误会导致会计记录混乱。除此之外，发布到总分类账并不复杂。
汇总与您需要发布到总帐的条目相关的所有文档。这些可能包括购买协议，租赁或贷款协议，摊销计划和折旧计划。
在计算机或纸上准备电子表格，详细说明需要过帐的每个总帐分录。包括总帐分录的完整描述，要借记的确切帐户和金额，然后是要记入的相应帐户和金额。将借记金额保留在左侧的列中，并在右侧的列中记入。
总计所有总帐分录的借方和贷方总额，并确保您的借方和贷方总额相同。如果您已在计算机上准备好电子表格，请在将数据输入总帐模块时将其打印出来以供参考。
在计算机上的会计程序中访问总帐模块。验证总帐的日期是否设置为您希望发布条目的期间。这很重要，因为在期限结束后，条目通常会过帐到总帐。例如，虽然当前月份实际上可能是2月，但您可能会在1月份过帐总帐分录，因此在这种情况下，请确保将总帐日期设置为1月。
根据会计软件用户手册将总分类帐分录键入总分类帐模块。
打印未过帐的总帐分录的报告。校对总帐分录，检查您已准备好的电子表格（并在必要时添加机器磁带）。对总帐分录进行必要的更正。不要发布到总帐。
对总帐数据进行计算机备份。清楚地标记总帐数据备份并将其存储在安全的位置。
根据会计软件用户手册过帐总帐分录。打印已发布到总帐的条目的完整记录。将这些文件存储在相应的文件或分类帐簿中，作为永久会计记录的一部分。
提示
-
始终彻底记录您发布到总帐的任何条目，因为您永远无法确定以后可以解释总帐分录。作为永久会计记录的一部分，安全地存储您的文档。如果您不使用计算机，而只是在纸上进行会计核算，则以通常接受的会计格式手动记录或过帐总帐中的总帐分录，确保更新所有受影响帐户的余额。始终彻底记录总帐分录，并将会计记录存储在非常安全的位置。
