使用员工备忘录向志愿者请求办公室节日计划是让很多工人参与并让他们感觉被包含在办公室团队中的好方法。员工志愿者的有效使用可以使圣诞派对等活动顺利完成。备忘录还可确保向所有预期收件人发送消息或通知。在策划圣诞派对和其他办公活动时，您需要确保被邀请参加的每个人都知道日期和时间。
你需要的物品
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潜在员工志愿者名单
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所有潜在志愿者的联系信息
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活动的日期，地点和时间
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志愿者时间和职责要求清单
确定您的办公室将拥有的圣诞派对类型。决定活动是在办公室还是在场外举行。设定预算。确定被邀请的人数，包括员工的配偶或客人。决定是否提供酒精饮料以及是否提供免费饮料或现金吧。保留党的参数的详细列表，以指导志愿者进行设置。
确定您需要组织和促进聚会的员工志愿者人数。在大多数情况下，至少需要10名志愿者才能完成所有职能。选择一名志愿者领导来监督其他志愿者员工。直接与主要志愿者讨论组织细节。在分配角色之前，确保每位潜在志愿者都有时间和能力参与。
为所有潜在的志愿者创建备忘录，说明您需要帮助办公室派对。提供您选择担任志愿者联络员的姓名。确保所有志愿者都明白，除了你之外，还有一个额外的人可以通过组织聚会的后勤工作。要求所有备忘录收件人在一周内与您取得联系，以便让您知道他们是否可以自愿参加。保留已同意提供帮助的每个人的清单。
向志愿者发送第二份备忘录。将特定任务和责任分配给特定个人或小组。例如，让一个小组负责选择食物菜单;第二组负责传阅邀请;第三组负责装饰，派对礼品和礼品。继续划分任务，直到覆盖党的所有方面。如果您的聚会规模大，正式或比休闲的办公室聚会更复杂，您可能需要招募更多的志愿者。
在第二份备忘录中，宣布每周或每月举行的党派志愿者委员会会议安排，以便组织和准备。在活动开始前至少四到六个月安排第一次会议。这将有助于确保不忽视任何细节，所有志愿者都了解他们的责任和时间承诺。在公司现场，现场安排会议，但要确保它们不会对志愿者的日常工作产生负面影响。请所有志愿者告诉您他们是否会参加启动会议。
在整个规划过程中，使用备忘录定期跟踪所有志愿者。在每个备忘录中陈述上次会议讨论的内容以及下次会议将讨论的内容。如果志愿者有想法，建议，问题或疑虑，请让志愿者与整个团队进行沟通，以便每个人都充分了解规划过程的进展情况。
在活动开始之前，向您办公室或公司的每个人发送一份备忘录，感谢员工志愿者为筹备聚会所做的工作。这种感激之情对志愿者来说很重要。
提示
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在起草备忘录时使用传统的商业语言，甚至是圣诞派对等有趣的活动。在撰写备忘录时，避免使用俚语，亵渎和可疑的语言。
警告
不允许志愿者以党的计划会议为借口避免日常工作。
