除非作为最后的手段，否则许多人不会阅读说明。一旦人们阅读了它们，只有用简洁明了的语言书写它们才有用。当您了解您的受众时，您将更好地准备提供介绍，然后是说明。
研究你的观众
说明通常告诉读者如何操作，构建，操作或维护产品或程序。首先，让您的目标受众了解他们对该主题的理解程度。例如，如果您正在为新员工编写说明，则应使用简明语言编写，而高级管理人员的说明可能包含更多行业术语。使用适合读者的语言，并包括执行任务所需的详细信息。
创建简介
读者经常跳过叙述性介绍并直接进入说明书。帮助读者进行介绍的一种方法是在编号列表而不是段落形式中写下说明的解释或原因。读者更有可能查看该列表。包括说明的目的，谁应该阅读文档及其包含的内容，每个都在一个单独的标题下。该介绍还为读者提供了未涵盖的内容的线索。
使用活动语音
避免使用被动语音，例如“白线应插入插头A”。而是将指令写为需要主动语音的命令，例如“将白线插入插头A”。无论您是否正在编写列表，叙述或小册子，将多个步骤的长句分成标题下列出的简短说明。将包含单词“and”的句子分成较短的单独句子。而不是写“电缆应该拼接并放入红色插座”，而是用动作动词写下两个句子，例如“拼接电缆”。将拼接电缆放入红色插座。“一个清晰，大胆的标题可以说是”挂上电线“。
与解释性信息分开的行动
通常，说明也需要解释。用两种方法之一写出解释性注释。加粗实际说明，使它们脱颖而出，或在单独的栏中提供解释，以供参考。一种策略是将步骤放在文档的一侧，并在一个并排的列中以简短的段落进行解释。另一种更有效的方法是通过编写说明来加粗实际指令并完成步骤。例如，“按红色按钮三秒钟（粗体）。这将允许光线激活。“
