对于大多数经理来说，约束员工是最难以接受的经历之一。管理人员有责任撰写留在员工档案中的纪律处分信，以记录员工的不法行为。这些信函有两个功能：通知员工因违规行为将会发生什么，并作为员工不当行为的永久记录。
使用公司信头装入打印机。这封信将成为员工官方档案的一部分，因此您必须遵守相应的协议。
输入完整日期。略过一行，输入员工的姓名和公司地址。即使您实际上没有邮寄信件，遵循正确的商业信函格式也会传达出专业的印象。
键入员工姓名，然后输入冒号，开始写信。跳行。
通过明确说明违规行为的性质来开始第一段。请参阅贵公司的员工手册，以便员工可以自己查找规则。提供有关违规行为的具体详细信息，例如事件发生的日期，并提及所涉及的任何其他员工。如果员工反对纪律处分并将此事提交法庭，则明确说明此信息将有助于您。
详细解释员工做错了什么以及她应该如何处理这种情况。员工有时会违反规则，因为他们不清楚地理解规则，因此对违规行为的解释和适当的信息将有助于防止她第二次犯下违规行为。提议与员工会面，详细讨论此事。
让员工有机会弥补违规行为，例如向另一方写一封正式的道歉信。告知他提交答复或信件的截止日期。
清楚简明地告诉员工这种违规行为可以带来什么。提供有关其当前处罚的适当详细信息，例如任何听证会的日期或终止其工作的有效日期（如果适用）。如果员工因进一步的违规行为可能会受到进步的纪律处分，请告知她这些惩罚将会是什么。
如果适用，向员工提供有关申诉流程的信息。
要求员工对其文件做出正式回复;通常这种回应将采用正式信函的形式。如果他将此事告上法庭，您需要此文档作为员工的文件。
输入您的全名和标题。打印这封信，并用蓝色或黑色墨水为您输入的姓名签名。
制作好几封信。在员工的档案中保留1份副本，将另一份副本交给贵公司的律师，并保留另一份副本以备自己的记录。
将信件寄给员工或在人力资源代表或行政助理面前交给他。您需要确认员工收到正式通知。
提示
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保持专业和事实的基调。如果员工对纪律处分进行竞争，并且您希望在任何时候都显得专业和公平，那么这封信可能会上法庭。
