经理的一部分工作是对那些不遵守规则的员工进行纪律处分。虽然简单的口头警告足以满足首次，轻微的违规行为，更严重或重复的违规行为需要书面的书面警告。这不仅有助于向员工解释他做错了什么以及对他的期望，还允许您保留员工档案的警告副本，这可能会在以后有用。编写这样的警告似乎是一项艰巨的任务，但使用书面警告模板，该过程实际上可以非常简单。
提示
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书面警告应遵循标准模板，并包括诸如哪些规则被破坏，详细描述违规行为以及员工需要改进的信息。
为什么使用书面警告
书面警告对员工和公司都有用。对于员工，警告可以提供明确的指导和指示，说明公司对她的期望以及如何提高工作绩效以避免进一步的警告。对于公司而言，书面警告可以帮助证明已采取行动，因此如果问题仍然存在，可以采取进一步措施。如果员工稍后提出某种法律纠纷，例如错误的终止案件，它也可以作为问题的记录。
何时使用这些警告
根据公司自己的规则和在那里工作的人员类型，每个企业都会遇到与不同员工不同的问题。话虽这么说，员工在所有行业写的最常见的原因是过度拖延。
通常会在发出口头警告后向员工发出警告信，但情况并非总是如此。如果发生严重的一次性违规行为，则绕过口头警告并立即发出可以写入员工档案的书面警告是有道理的。值得注意的是，所有口头警告都应记录在事实之后，包括警告的时间和日期，并且应将这些警告记录在员工档案中，这样就不会混淆员工是否已被警告过一个特别的问题。
使用谴责信
在您需要之前查找书面警告和员工纪律信函的模板是个好主意。这些应该为您的公司定制，并在您实际编写员工之前准备好使用。收到警告或纪律通知的每位员工都应收到填写了与所记录的具体问题相关的信息的相同表格。这将确保所有员工得到公平和平等的对待。
始终在预先印好的警告信函上填写每个空白。如果某些内容不适用，您可以写上“N / A”，因此很明显它不适用，并且您在填写表格时没有疏忽。如果你真的用模板写了一封信，你不需要这样做，但仍然尽可能详细地写完这封信。如果以后出现法律问题，采取这些步骤可以保护您。因此，请始终使用正式语言，避免使用速记或行话。
虽然您应该使用模板，但是谴责信中使用的特定音调应根据违规的严重程度而有所不同。例如，如果员工迟到几次，您可能只是专注于纠正行为并设置更积极的语气以鼓励他按时出现。但是，如果一名员工诅咒客户，那么如果他再次犯错，你可能希望有一个更为严肃的语气，专注于潜在的惩罚。
将该信件亲自发给员工，而不是通过电子邮件，而不是将其留在员工的桌面上。您可以选择是否有证人出席，但不要在其他工作人员面前公开处理此事。这可能是困难和不舒服的，但重要的是这样做。然而，与员工谈论情况实际上是有益的，因为她可能认为这封信听起来或多或少比您预期的要严格，甚至您的出现也有助于强调您打算在信中采取的语气。您可以通过向员工提供一些积极的反馈来减轻信件的打击，但如果它对您发出的警告的严重性造成任何混淆，则不会这样做。
当您在场时，始终从员工那里获得签名。如果他拒绝签名，请他签署一封信，说明他拒绝签署警告。保留员工记录的签名副本。如果该员工签署了一封信，声明他拒绝签署该警告，请将其钉在信中。还向员工提供副本以供其记录。
员工写作示例
书面警告信应以基本手续开始，例如主题，日期，时间，姓名，职称，员工姓名和职称以及收到备忘录副本的任何其他人的姓名。您可能希望在表单顶部包含公司徽标，但这是可选的。
如果您有员工手册，则应首先说明违反公司政策的哪些部分。您可以写出具体的政策，也可以只包括对手册相关部分的引用。如果您没有手册，那么只需写下适用的公司规则的简短摘要。
包括这是第一个还是最后一个警告，如果是严重违规行为，请注意这一点。警告应该有一个时间范围，这意味着如果有足够的时间过去，警告将从员工的记录中删除，而不算作事先警告。换句话说，如果她在三年后开始进入，那么之前关于迟到的书面警告不应该反对该员工。不过，这封信仍应保留在员工的人事档案中以供参考。一般来说，首次警告应持续六个月，严重违规应持续八个月，最终警告应持续一年，但这可能会根据贵公司的政策而有所不同。
接下来，尽可能详细地描述发生的事情，包括所涉人员的日期，时间和姓名。不要包括主观细节，比如说员工对另一名员工是卑鄙的。相反，明确说明员工所做的事情可以解释为卑鄙。如果这些帐户有所不同，您可以选择撰写您对事件的描述，员工对事件的描述以及事件的任何见证描述。如果使用预打印表格并且没有足够的空间来写入所有相关细节，则可以在必要时附加第二张纸。
为了帮助员工改进，请详细了解员工行为需要改变的方式以及应该多久进行此类更改。请详细说明如果她未能纠正自己的行为将导致的后果。请记住，书面警告不是纪律处分，因此请务必说明如果问题继续发生将会发生什么纪律处分。最后，在信件上签名并注明日期，并将其提交给员工，并要求她和会议的任何证人也签字并注明日期。
