电子邮件是许多工作和业务的重要组成部分。企业电子邮件通信的印象几乎与面对面通信一样重要，并且可以持续更长时间。企业电子邮件应始终反映专业性并具有商业目的。很容易陷入糟糕的电子邮件习惯，因此对于电子邮件措辞的持续意识和警惕是必要的，对于专业的商业形象至关重要。
学科领域
主题字段与电子邮件正文一样重要。它是您的电子邮件的专业标题，需要反映这一点的文字。在主题字段中使用正确的语法，没有拼写错误，并使用适当的大写和小写字母。用简短的短语传达您的电子邮件的目的。 “关于Winfield项目，”“回复您的帐户”，“时间和出勤软件问题”是电子邮件消息的类似业务主题行的示例。永远不要使用俚语，粗话，甚至是“嗨”，“怎么样？”或“问题”等随意的短语。
问候和签字
使用专业的问候和签名，使您的电子通信与您希望通过电子邮件传达的专业商业形象保持一致。即使您通过电子邮件发送与您经常通信的长期熟悉的业务联系人，也要保持您的问候和签字的专业和礼貌。对于新的和不熟悉的联系人，请使用“亲爱的史密斯先生”和“问候”来表示问候和签名。对于更熟悉的联系人，“亲爱的艾米”和“我欣赏它！”更加非正式但仍然专业。
格式，附件和签名文件
企业电子邮件中的格式化是不必要的，可能会导致电子邮件被垃圾邮件过滤器捕获。小心使用附件，并且只能使用收件人的先前知识和批准，尤其是大型附件。签名文件应尽可能简短。
语言和语气
电子邮件通信的语言和语气应与其他书面通信一样专业。使用礼貌，良好的语法，拼写，词汇和标点符号。使用通用的商业语言，没有俚语，亵渎或随意的短语。在电子邮件中使用周到，友好的语气非常重要。生气，沮丧或沮丧时不要写电子邮件。即使是无意的，它也会在语气中出现。电子邮件措辞与电话以及与商业伙伴的面对面交谈同样谨慎。
电子邮件不应该
当几句话足够时，不要写三段。不要使用电子邮件愤怒或烦恼地咆哮或训练任何人。不要匆忙发送电子邮件 - 在发送之前花点时间重读，拼写检查并验证收件人的地址。不要滥用电子邮件上的抄送和盲目复制。在工作中不要使用电子邮件用于非工作目的。
