知道何时撰写正式的商业信函和商业电子邮件可能很容易让那些愿意以各种格式传达信息的人们来到这里;但是，选择介质时需要考虑几个因素。当您决定写作时，应考虑诸如权宜之计，形式，保密甚至收件人的级别或地位等因素。
主要区别
将商业信函与企业电子邮件区分开来的第一件事是，通常认为信件是硬拷贝，而企业电子邮件是软拷贝 - 电子信息。在您撰写商业信函后，您将其打印出来，将其密封在信封中，加盖邮资并使用美国邮政服务或隔夜送货公司等服务将信件发送给收件人。另一方面，企业电子邮件通常也使用计算机或电子手段组成，但只需几秒钟即可以电子方式发送给收件人。
交货时间
商业信函通常会在您通过蜗牛邮件或FedEx等送货服务发送后的第二天到达。如果您需要更快到达的信件，您可以聘请快递当天送达。无论是邮票还是送货费，您都需要付费。如果您希望紧急邮件立即到达，您最好的选择是发送企业电子邮件。防火墙只是一个可能会延迟交付的轻微障碍，但即便如此，延迟实际上也是无关紧要的。
商务沟通的内容
如果您正在撰写正式的沟通，很可能您希望在商业信函中传达您的信息。例如，如果您正在撰写有关合同问题的文章，那么获得通信的硬拷贝是明智之举。这样做的缺点是纸张丢失，企业电子邮件可以永久保留在电子文件夹中。企业电子邮件可以传达相同的信息，但如果这是一个严重的问题，企业电子邮件通常被视为不如商业信函正式。如果您的通信需要墨迹签名，您显然无法用墨水签署企业电子邮件。但是，您可以在电子邮件中附加电子或数字签名。
信与电子邮件格式
根据北密歇根大学写作中心的说法，商业信函的常用格式是块式。字母的每个部分都与传统的块式左边缘齐平。修改后的块将结束称呼和签名定位在字母的底部中间部分;半块格式表示段落缩进。如果您正在编写企业电子邮件，则可以通过键入问候语，正文和左边距标记来轻松复制传统的块格式，因为如果您选中了段落缩进和结束称呼，则格式可能看起来很奇怪，具体取决于关于接收者从中读取通信的监视器或屏幕的大小。
保持机密性
您可以在硬拷贝信上使用水印来表示“机密”，或者您可以标记企业电子邮件 机密 单击电子邮件程序提供的选项之一。商业信函和商业电子邮件都不能保证绝对的机密性，因为收件人可以复印该信件或只是将电子邮件转发给不熟悉初始通信的人。在这两种情况下，您都必须依靠收件人的完整性来维护您的通信的机密性。
状态可以有所作为
写直接报告的主管可能会使用电子邮件来传达非正式信息，例如通知她将不在办公室。她不需要向她的工作人员提供正式的通函，以便进行此类例行通信。另一方面，如果她正在传达政策指令或发布表彰或纪律处分，则硬拷贝可能是首选格式，如果公司保留纸质记录。对于无纸化办公室，无论主题如何，企业电子邮件都是必要的通信形式。在另一个例子中，如果直接报告正在写信给她的主管以便她辞职，那么手工交付的商业信函会打开大门，以便就她辞职的原因进行简短的谈话（如果需要），因为这封信可能不包含这些细节。
