如果你想做正确的事情，写一个好的标准操作程序，或SOP。精心编写的标准操作程序手册通过告诉员工正确完成程序的重要性，帮助公司高效，一致地运行。通过易于理解的逐步说明保持质量和一致性还可以提供诸如提高生产率，消除浪费和减少工作场所伤害等益处。 SOP手册可以帮助企业遵守法规并改善员工培训。
第1步：选择您的SOP
确定应该标准化的程序，例如组装产品的零件或处理客户的投诉。将每个SOP集中在一个活动上。只写下你知道如何正确操作的程序。或者，找到合格的人，以便他们可以告诉您如何执行这些程序。编译所需的所有信息。
第2步：准备写
为每个SOP提供一个有意义的标题，例如“如何组装您的产品”或“如何处理客户投诉。”如果需要，请包括SOP编号或类别，例如“SOP - 生产 - 装配”或“SOP - 客户服务 - 处理投诉” “这将允许您为员工分组相关程序。绘制流程的粗略流程图，以确认您拥有所有信息并且顺序正确。关注准备您的方法时将执行该程序的员工。
第3步：标准化部分
概述您的SOP。每个SOP应包含以下部分：
- 头
- 目的
- 范围
- 参考
- 定义
- 责任
- 程序
- 附录
- 修订记录
- 批准签名
第4步：细节程序循序渐进
按照应该完成的顺序逐步分解每个过程。从主要步骤开始，例如“获取产品的零件”或“接听电话”。然后将它们分成更小的步骤，例如“确认每个部件都正确”或“自我介绍并感谢客户打电话。 ”
第5步：编写每个SOP
写简单。使用小词和短句。把主要想法放在第一位。跟进细节。使用动作动词和主动语态。避免模棱两可和混乱。不要使用缩写，首字母缩略词或行话。
第6步：一致地格式化SOP
每个SOP应使用相同的字体和字体大小。将长段分成短段。使用项目符号而不是长句。添加流程图等视觉辅助工具。突出显示重要信息，例如使用粗体字或斜体。
第7步：评估每个SOP的有效性
检查SOP的易读性，可读性和可理解性。
- 易读性：类型是否足够大且易于阅读？
- 可读性：说明简单吗？或者协议是否具有优势复杂概念和钝化词？
- 可理解性：读者是否了解正确执行该程序需要了解的内容？
第8步：审核，修改和批准
让执行程序的员工审查SOP以确认他们了解所有事项。询问不熟悉程序的员工也要阅读SOP。读者不应该按照程序来了解它是如何完成的。让相同的读者对每组更改进行审核，直到可以接受为止。负责确保遵循SOP的经理应在发布之前签署。
在商业中，统一的系统工作。创建标准操作程序手册可确保每位员工每次都以相同的方式跟踪系统中的每一步。
