有效措辞的商业沟通是有目的的，专业的，易于理解的。它们允许接收者在不猜测作者意图的情况下接收消息，转换错位的单词或破译构造不良的句子。错误的消息是内部和外部读者的关闭。语法差通常与对既定规则的无知或无视，以及懒惰或匆忙有关。企业应努力创造周到，优雅的信息，代表他们对准确性和彻底性的承诺。
发送正确的消息
有效的单词选择意味着清晰理解消息和混淆之间的区别。为了清晰起见而使读者必须重读的句子可能标志着积极阅读的结束，这对商业写作的目标起反作用。商业写作并不是要用大词和复杂的句子结构让读者惊叹不已。它是关于使用最有效的方法获得一个观点。在提供指导时提供简洁，可操作的步骤可以减轻挫败感并提高读者的依从性。将信息留给解释通常意味着麻烦，因为读者可能会创建自己的规则或完全忽略令人困惑的指令。
建立信誉
第一印象意味着很多。想象一下，收到一份名为“心灵辅导服务”的广告，上面写着“心灵辅导服务”。允许不充分校对的文件以逃避最终检查给人留下负面印象。它破坏了企业展示其专注性和可靠性的机会，使其成为可能。更容易让敏感的竞争对手利用这些错误。虽然输入“沙漠自助餐”而不是“甜点自助餐”这样的使用错误可能会避开拼写检查，但受过训练的人眼会抓住这些语法攻击。
内部沟通
员工希望雇主保持透明和开放。他们第一次想要正确的信息。在培训日期发送包含转置错误的大量电子邮件或分发包含行话的手册会产生混乱。这也浪费时间，因为纠正错误会消除其他业务功能。即使错误很容易纠正，它们的影响仍然是真实的。内部业务沟通中的不良语法可能会降低员工的士气和在完成工作职责时保持注重细节的动机。
外部沟通
外部业务通信的质量可帮助客户形成对业务的印象。客户更愿意与运营良好的专业组织开展业务。当客户发现语法错误时，视觉上吸引人的广告或格式正确的字母会失去它们的火花。虽然大多数客户不会通过电话打扰业务，因为他们会记住这些违法行为。有些人甚至可能会提醒其他客户避免违规者。
