雇主在工作时要求员工驾驶自己的汽车而不是投资公司自有车辆通常具有成本效益。但是，这会给员工带来成本。组织经常支付里程报销以吸引和留住优秀的员工。根据美国国税局（Internal Revenue Service）的指导原则，根据里程数偿还车辆运营成本，为雇主和雇员提供了重大的税收优惠。
里程报销基础知识
每年，美国国税局都会公布更新的免税里程报销标准费率。该费率反映了汽车，货车和SUV等汽车的平均运营成本。例如，2015年的标准费率为每英里57.5美分。美国国税局将税率设定在不仅包括汽油，而且包括正常运营成本（包括保险，执照和维护）的水平。雇主可以跟踪实际的车辆费用，但通常不会，因为使用标准费率会使额外的记录保存变得不必要。标准房价不包括停车费或通行费等项目。雇主可以将这些费用作为业务费用报销，但必须作为单独的项目处理。
允许的商务旅行
雇主只能为与工作相关的驾驶支付免税里程报销费用。这意味着员工可能不会做个人差事，仍然要求将旅行作为商业费用。例如，与客户会面的旅行可以扣除，但是进行一次单程旅行以进行个人银行存款则不是。此外，每天工作和家庭之间的驾驶不是免赔旅行。有时雇主会预付里程，特别是长途商务旅行。完成此操作后，员工必须返回任何未使用的金额。
跟踪商务旅行
使用标准费率时，IRS里程报销文件要求很简单。这是因为标准费率涵盖了所有正常运营成本，因此雇主无需跟踪燃气和维修等成本。员工必须提供与工作相关的旅行记录。他们通常会保留里程记录，并应定期提交报销。每个日志条目必须包括初始和结束里程表读数。参赛作品还必须提供旅行目的和目的地的简要说明。
报销和税收
如果雇主支付超过允许金额的雇员，则超出部分是应纳税的补偿，并且必须依据雇员的W-2。否则，里程报销是雇主可扣除的营业费用。对于报销标准费率，员工不承担任何纳税义务，并且这笔款项不会报告为W-2的报酬。当雇主选择支付较小的金额时，员工可以在纳税申报表上注销差额。
