如果员工倾向于比会议更喜欢一件事，那就是会议时间发生变化，迫使他们相应地改变他们的日程安排。但是，让员工不知情的情况要糟糕得多。通过撰写提醒他们注意变更的备忘录，让您的员工保持在循环中。他们可能不喜欢这个消息，但是他们会理解你的备忘录 - 就像所有最好的内部沟通形式一样 - 是简短而重要的。
写下备忘录的信息标题。向左冲洗并在四个单独的单行间隔线上写下“日期”，“收件人”，“从”和“主题”。每个都应该跟冒号。在“发件人：”之后写下你的名字和你的头衔。
写关于会议时间变化，段落之间的双倍间距的不超过三个单行间距段落。在第一段中，指出会议的前一时间和重新安排的时间。指明会议地点是否已更改或保持不变。
以积极的方式解释时间变化的原因。员工可能会质疑为什么会议时间发生变化，但有可能危及机密组织信息。积极地解决这个问题，并说：“会议时间已经改变，以便更好地适应会议需要出席的每个人的需求和时间表。”
写一个乐观的第三段。例如，“提前感谢您的合作，以适应此日程安排的变更。我期待在（会议的时间和地点）见到你。“
在你的名字后写下你的姓名首字母，以增加存在感和可信度。您无需在备忘录的底部签名，因为您的姓名将打印在标题的顶部。
在传播之前校对并编辑您的备忘录。切勿让员工在您的任何沟通材料中发现错误。
正确传播备忘录并获得最佳曝光。请记住，您不希望缺席的员工回到传奇的办公室，“我想我没有得到备忘录。”公司范围的备忘录经常张贴在午餐室和休息室。如需添加“保险”，请为每位员工复印备忘录，并将其放在邮箱或桌面上。
