会议纪要是会议的详细记录。会议记录记录了对话,所需行动和决策的主题。会议纪要确保会议的正式记录,并记录会议中的人员以及缺席的人员。通常,一个人被选为保留会议记录,通常是秘书或财务主管。如果您有机会为会议保留会议记录,请务必记住一些事项,以确保您能够专业地记录它们。
你需要的物品
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钢笔或铅笔
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笔记本
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录音设备
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电脑
请注意会议发生在笔记本中页面顶部的时间,日期和地点。
使用您可以稍后播放的录音设备,以帮助您完成完整的会议记录。
列出与会者的姓名。还要写下预计参加会议但缺席的人员的姓名。您可能需要注意谁的缺席是可以原谅的。如果是这样,您可以在此人姓名旁边的括号中注明“原谅”。
跟随会议议程。主要服务员通常在会议之前收到议程,它将帮助您按顺序记录每个讨论的主题。
请注意议程上每个主题的主要观点。会议记录应注意每个议程项目所做的任何决定或后续行动。
在任何具有董事会成员或与会者所需行动的议程项目下添加“行动”一词。当你输入你的笔记时,将“动作”这个词用粗体和斜体字表示,然后将它划成一行;这样可以很容易地找到并帮助跟踪谁应该做什么。
写下或输入任何“其他业务”,以标记议程上列出的任何议题以外的任何主题,并表示谁负责在会议上提出这些项目。
在您的会议记录中指明下次会议的约定时间,日期和地点。
在您的会议记录上签字。键入的分钟的最后一行应包括您的姓名和标题,前面有一个短语,例如“记录的分钟数”。
提示
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确保您的录音设备已插入电源,充满电或有额外的电池。