虽然数字时代创造的纸张更少，但电子存储需求却在增长。由组织的信息管理团队建立的用于创建，访问，存储和最终销毁记录的指南规定了电子记录生命周期的条款。电子记录的生命周期包括大多数企业和政府实体的创建，使用，存储和处置。有些组织将某些被认为非常宝贵的记录存档，作为生命周期的最后阶段，当它们没有被销毁时。
创建
任何电子管理系统面临的最大挑战之一是以逻辑和一致的方式记录新记录的来源，以供将来使用，检索和存储。构成记录的内容由该组织的政策手册确定，该手册以联邦和州法规为基础编写。如果在生命周期开始时正确识别，则记录很容易访问，直到记录的有效性到期并被销毁。根据组织的不同，当某些数据输入计算机时，系统会自动创建一些记录。其他系统需要个人手动创建记录。
使用
一旦记录以电子方式创建，它通常被分发并用作商业或政府目的的信息工具。因此，记录存储在存储库中以便于访问。在激活时，大多数记录都是存储的，但是通过具有标记记录的识别信息的数据库来访问。
存储和维护
在使用文件并且不再需要定期使用文件后，记录通常会存储为非活动状态。根据组织政策规定的规则，必须存储记录以便在销毁之前进行访问。强调正确存储的部分原因与隐私问题有关。谨慎的组织策略将安全性作为负责任记录维护的主要部分。
性格
记录必须可以访问一定年限才能符合联邦和州法律。关于记录保留和处置的大多数组织政策使用联邦和州法规作为记录保留的最低要求。企业为了诉讼目的而保留记录，以防他们被迫为过去采取的某些商业行为辩护。如何处置记录至关重要。由于电子文件可以在专家手中恢复，因此删除电子文件并且无法检索信息是至关重要的。
