信件是确保员工或客户收到政策变更通知的最佳方式。人们倾向于忽略标志和电子邮件，因为他们每天都会被如此多的广告和电子邮件轰炸。另一方面，信件更难以忽视，因为它们与形式和重要信息有关。通知信件易于编写且非常有效。
将公司信头装入打印机。大多数公司都有政策，官方通信必须在信头上，因为它有助于传达一致性和权威的想法。
键入日期打开信。如果信件是发给个人的，请输入收件人的姓名和地址。如果该信件将成为类似通知的群发邮件的一部分，请不要键入名称，或使用文字处理程序中的邮件合并功能来插入名称。
通过输入“亲爱的Mr./Ms。（姓名）”，然后输入冒号，或者更一般的邮件“Dear Valued Customer”或类似的快乐来开始这封信。
通过简要说明情况开始这封信。如果你写的是给坏消息，如在逾期账簿或过期账单的通知中，请说明账单的内容和延迟时间。如果您要写信通知客户有关策略更改的信息，请说明产生策略更改需求的问题。
清楚简洁地解释通知，以便收件人不会错过邮件。提供政策生效时间的相关日期。
提供行动信息，例如信函的收件人应遵循的任何截止日期或程序。如有疑问，请提供您的联系信息。
关闭这封信，感谢员工或客户的注意，并输入您的姓名。登录您姓名上方的空格。
提示
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保持信件简洁和事实。如果您为太多客户道歉，或者员工可能会将此解释为可以与通知或政策变更争论。
