对于许多企业来说，每天都会发送和接收传真。传真是如此常见，很容易陷入随意的沟通。通过几个简单的步骤将有助于保持您的传真看起来很专业。实践适当的传真礼仪将确保您的企业保持您努力建立的专业声誉。
发送传真
永远记住传真文件是一个业务流程。因此，请记住这些基本准则：
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始终包含封面，不含任何不必要的信息或艺术品。在封面页上包括您的姓名和联系信息，页数（包括传真封面），预期收件人和任何其他相关信息。请记住，传真收件人可能不是唯一看到该文档的人，因此请确保传真封面页保持专业。
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发送传真后，请向收件人拨打电话。这不需要深入讨论传真所包含的内容。您只是确认收到了传真。在这次谈话中，让他们知道他们可以在方便的时候向传真材料提出任何后续问题。
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传真敏感或机密信息时请谨慎使用。如果您要发送个人信息，请提前打电话让个人知道您是在预先发送传真。避免此类问题的一种方法是使用在线传真服务。这些服务直接传真到个人计算机。
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发送未经请求的材料时要小心。在办公室工作的每个人都知道这些广告对于低成本健康保险和夏威夷的折扣旅行有多么烦人。如果您确实向客户发送了未经请求的传真，请仅在极少数情况下进行保修。如果您收到收件人要求不接收此类传真的请求，请尊重他们的意愿并将其从列表中删除。
接收传真
与发送传真一样，接收传真也有礼仪规则：
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尊重收到的机密传真的隐私。不要与您的同事分享个人信息，仅供您观看。
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不要将敏感传真留在别人可能看到的地方。像处理任何其他机密文书一样处理传真。
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如果您收到错误的传真，请通过给他们打电话告知发件人。通常，要求您销毁错误收到的任何传真。
