尽管做出了最好的努力，但每个企业迟早都会遇到困难。您可能无法按照承诺或按时交付某些东西。您的服务可能无法满足客户的期望。有些客户可能会忽略这个问题;其他人可能会写信要求退款。即使您决定不退款，也要始终回复给您写信的客户。您的回复需要谨慎，以便在不疏远客户的情况下传达信息。
决定您是否真的想拒绝客户的退款请求。仔细评估她的请求以确定它是否合理。考虑失去这个客户的可能性以及业务损失对公司收入的影响。退款可能是留住客户的合理费用;你可能不得不在广告上花大笔钱来取代她。考虑作为折衷方案，考虑在未来提供某种特许权，也许是折扣服务。
概述您的行动原因。这可以在你的脑海中，也可以在记事本上。在开始写作之前详细说明原因，组织你的想法，并确保你不会错过任何关键点。您拒绝退款是因为您认为客户无权获得退款，但您还应注意有关此情况的任何其他事实。例如，服务是按时提供的，或者你做了你所说的一切。这种情况也可能是买方的悔恨之一，而不是因为您的产品或服务存在问题。
写一封信的草稿。要机智，但直接说出否认的原因。如果您认为买方遇到了买方的悔恨，请不要在信中说明;简单地详细说明产品或服务是根据商定的条款以及承诺的条件或质量交付的事实。提供任何适当的让步作为善意的表示，并明确表示不是因为任何人有过错。感谢客户过去的生意，并表示希望将来能够为她服务。如果她有任何问题或意见，请表明您可以使用。
为了清晰起见，编辑信件。等待一段时间再继续这个过程;在考虑了一段时间之后，通常一封信或其他文件看起来与你有很大不同。请记住，您编写并发送给客户的任何内容都是潜在的永久记录。仔细检查你的语气，并在你的写作中注意居高临下或讽刺性的话语，这些话可能令人反感，并且会破坏与该客户或与她分享信件的任何人的未来业务机会。
将信件邮寄给客户。定期发送一等邮件，附上您的签名和联系信息。保留一份信件副本以供记录，并在您保存的任何客户文件中提交副本。
提示
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让业务伙伴审查信函的准确性和清晰度，以及语气。不同的人可以不同地解释相同的措辞。
在发送之前，请务必查看有关拼写和语法问题的信函。
警告
如果拒绝退款涉及大笔资金，请让律师或您的内部法律团队审查该信函的潜在责任，并确定您在此事项中的义务。
