办公室通信可能主要由电子邮件和即时消息驱动，但几乎每个办公室仍然接收和处理大量的文书工作。实际上，根据美国环境保护局的说法，普通上班族每年处理大约10,000张纸，或者每天平均处理大约2磅的纸和纸板产品。更好的办公室邮件管理程序可以大大有助于确保内部和外部通信的顺畅流动。
指定合适的员工
即使是小型企业也可以从指定一个人处理所有传入和传出邮件中受益，以确保在到达目的地的途中没有任何东西丢失或误导。组织越大，应分配更多的工作人员来接收，整理，分发和收集所有公司邮件和包裹。随着电子邮件成为通信和分发官方文档的更受欢迎的选择，处理纸质邮件只能是员工工作描述的一部分，具体取决于通过常规企业通信渠道的邮件量。对于商业交付（例如，UPS，FedEx，DHL），接待员通常是接收和签署传入包裹的最佳人选，因为她的优越位置。然而，将所有其他邮件管理职责移交给接待员通常不是一个好主意，因为这种责任往往需要她长时间无人看管。
创建邮件分发流程图
负责邮件分发的经理和员工应该合作制定指南 - 使用流程图，清单或公司最适合的任何格式 - 所有员工，尤其是负责监督邮件分发和收集的员工都将遵循。它应该考虑邮件收集的每一步：在中央收集中心收集邮件（邮政信箱，邮递员，公司邮局，包裹递送人员或传统邮箱）;在专门用于邮件分拣的办公室的特定位置进行整理;分发给部门或个人邮箱或分发给每个办公室;收集外发邮件并确保所有外发邮件都得到适当的处理和盖章;并保持邮件收集/分拣区域整洁和充足。
提供必要的用品
确保邮件收集/分发站具有员工完成其工作所需的所有耗材。如果您的公司足够大，以便使用中心位置更有效地完成邮件分发，则为每个部门或工作人员建立一个坚固的邮件/文献管理器或邮件分拣机，并为每个部门或工作人员提供大量的小窝，并清楚地标记每个。部门需要比个人更大的小窝，所以给他们足够的空间。用磁带卷和胶带分配器存放储藏丰富的柜子或桌子;包装材料;信封;返回不同尺寸的标签，预先印有贵公司的地址;不同尺寸的邮寄标签预先印有贵公司最常见的邮件目的地;时间和日期戳;包装规模;笔;标记;储物箱;还有一个小型手推车或小车。不要忘记包括工业大小的粉碎机和回收箱。如果您的公司收到的邮件多于一个人可以粉碎或回收的邮件，请考虑与外部文件管理/回收公司签订合同，为您处理工作。
跟踪所有传入和传出邮件
创建一个电子邮件管理系统来跟踪所有传入和传出的邮件。如果您的业务只是您和助理，您可以跳过此步骤，但如果您监督拥有数十名员工的大型部门或公司，请创建一个系统，以跟踪邮件的日期，如有必要，谁。如果您的公司收到大量敏感的法律文件和包裹，那么创建这些系统尤为重要。即使是小型办公室，物品也会比你想象的更频繁地丢失;最好通过创建一个基本的Excel电子表格来避免这些令人沮丧的情况，例如，它显示包裹何时进入以及何时由其收件人或代表声明。
