撰写内部商业信函涉及了解您的受众并关注特定目标。无论主题如何，对观众和语气的考虑对于避免冲突，混乱和错误信息至关重要。为确保成功，请遵循一个结构，包括所有必要的细节，并彻底校对。通常可以帮助自己在起草信件和最终审查之间留出时间，以保持客观性并产生最有效的写作。因此，精心策划和时间管理都是写作过程的重要方面。
创造一个适当的称呼
创造一个适当的称呼，以适当的语气打开字母。使用“亲爱的”，“问候”或“早上好/下午”打开信件，表达对读者的尊重和同情。例如：“亲爱的同事们。”
创建一个介绍。在简介中，包括有关该主题的信息，以便读者理解期望的内容。您的介绍可能如下所示：
你们中的许多人一直想知道我们的新停车库什么时候完工。我很高兴地通知您，施工计划在4月的第一周完成。
写一个有效的正文段落，并在视觉上进行组织，以保持读者的参与。
正文段落包含最多信息，因此组织尤为重要。使用项目符号，粗体文本或其他技术来突出重要信息。
以善意结束关闭这封信。这包括与读者建立适当的语气，感谢他们的时间。它还涉及包含必要的信息，以防读者有进一步的问题。例如：
感谢您的时间和耐心。如果您有任何其他问题，请不要犹豫，通过下面列出的电子邮件地址与管理层联系。
打印信件并校对错误。找出任何拼写错误，标点符号错误或语法错误。使用字典和词库来修改尴尬的单词或被动语态，并避免重复。
提示
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在内部编写时，请记住公司中的任何人都可以查看和阅读您的文档。因此，保持信息平衡，客观，可获取和性别中立。
警告
即使您很了解您的业务合作伙伴或同事，也应避免在写作中采用非正式或俗语。在书面交流中制作具有长寿的文件很重要，偶然的单词和短语很容易被误解。
