通过首先将自己置于收件人的位置，提高您对会议请求做出积极回应的机会。许多人认为与您会面的努力是一个耗时的前景。他们想知道他们会从中获得什么，包括让他们的工作更轻松，更快或更有利可图。他们还对适合其业务的免费福利，美食或促销礼品做出了很好的回应。电子邮件通信尤其如此，因为您的收件人每天可能会收到数十封电子邮件。
写一个突出的主题行。例如：“让我们见面与XYZ公司讨论您的帐户”使您的电子邮件立即相关并可能被打开。 “嗨，让我们谈谈”是一种可能会删除您的电子邮件的主题，因为它没有提供任何信息，而且对于大多数业务关系而言过于随意和个人化。
适当地问候收件人。如果你不认识对方，请使用“亲爱的琼斯先生”。 “亲爱的鲍勃”或“你好鲍勃”是企业电子邮件中常见的问候。不使用称呼可以使您的电子邮件看起来没有人情味，也不会成为群发邮件的一部分，除非您彼此了解情况。
达到目的。如果您不认识对方，请写一个自我介绍的句子，例如“我已经在XYZ分配了您的帐户”或“我在XYZ网站上回复您的查询，并希望与您见面以演示我们的软件。 “在传达关键信息的同时，尽可能缩短您的信息。
建议几个日期，时间和地点。这样做的一个好方法是：“我可以在周二或周三，在我的办公室或你的办公室见面。这对你有好处，最好的时间是什么时候？”
您将致电确认会议的状态。使用电子邮件时，后续通话总是明智的，因为您的电子邮件可能已经转到垃圾邮件文件夹或被收件人忽略。
关闭您的电子邮件，并附上一句简短的句子，例如“感谢您的时间和精力。我期待与您见面并讨论XYZ如何为您提供所需的服务。”
在底部添加您的签名块。它应包含您在业务中使用的名称，标题，公司名称，直接办公室电话号码，手机号码以及指向您的业务社交媒体配置文件的链接。
提示
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许多商人用“问候”或“谢谢你”签署他们的电子邮件。有些人只使用他们的签名块。您使用的内容取决于您的风格及其对您发送的消息的适当性。
考虑在公司附加白皮书或其他信息。
警告
使用拼写检查。许多电子邮件程序可以设置为自动纠正拼写和语法错误。
