虚拟助理作为独立承包商提供文职和各种服务，类似于办公室秘书，行政助理和文职人员。他们通常在家庭办公室工作，配备传真机，电脑，桌子，打印机和互联网接入。虚拟助手所需的软件类型取决于他们的行业。所有虚拟助理都使用一套通用软件来提供服务和管理业务。
桌面出版
桌面出版软件包括文字处理，演示文稿，电子表格和数据库软件。在营销行业工作的虚拟助理需要出版程序来创建传单，网站，明信片，邀请函和各种类型的出版物。其他要求包括附加文字处理软件，拼写和语法检查，词库，字典和语言翻译的附加组件。
转录
转录包括录音和写作听写;转录软件程序可以轻松播放录制的通信。虚拟助手可以停止，开始，倒带和暂停录制。您可以按原样或作为压缩文件通过电子邮件发送录制的成绩单。截至2011年，常见格式包括MP3和WMV。几种录制软件程序兼容不同的格式。
簿记
管理虚拟助理业务需要簿记和计费软件。专门作为簿记员的虚拟助手应使用一体化簿记系统。这些助理可以创建发票，报价和建议;记录付款;并使用一个程序或不同的桌面出版软件程序跟踪工作时间。
通讯
通信软件是虚拟助手的另一种必需品。可用的传真和电子邮件软件提供个性化和现成的模板。虚拟助手可以选择创建适合其业务形象的模板。使用互联网电话服务将降低长途和月度电话费用。在线使用电子邮件和传真程序需要良好的互联网连接。
