为您的餐厅开发全面的文件管理系统可帮助您管理员工和业务。双文件系统是有效的，特别是如果文件在线存储。文件可以存储在易于查找的位置，如办公室文件柜，并且可以保护敏感的人员和财务文件。应根据提交的信息量选择物理硬拷贝文件系统，而在线文件系统有更多选项。
选择文件系统
在线存储的文件可以分为机密和开放类别。密码保护财务或员工文件等敏感信息。员工需要定期访问的文件可以存储在特定标题下的共享文件夹中，例如供应商，供应商和维护。存储在文件柜中的文件可以按主题按字母顺序排列，也可以按大型文件按主题按字母顺序排列。例如，供应商文件可能具有单独的按字母顺序排列的文件，用于标识供应商名称或其公司。
金融
开发一个允许轻松访问财务报告的文件系统对于日常运营以及月度，季度和年度会计报告以及年终和税务准备至关重要。财务信息应存储在安全的位置，如锁箱或受密码保护的计算机文件中。文件包括应付账款和应收账款，工资单，贷款和信贷额度，内部和外部审计以及税务记录和每日收据。按时间线对文件进行分类，以便定期引用的文件（例如每日销售记录）易于访问，而您定期查看的文件（如季度报告）则位于文件柜的后面。
雇用
组织空白和完成的就业申请，方向和培训材料，工作时间表以及员工报告，投诉或谴责的书面记录。如果员工就终止，歧视或骚扰提出申诉，后者会很有帮助。如果员工文件包含健康记录和社会保险号，请按数字顺序对文件进行分类，并将数字键存储在其他位置。
供应商
将供应商文件划分为食品，饮料，啤酒，酒类和餐馆供应类别。包括当前供应商和潜在供应商的单个文件。文件应包括合同副本，订单，收据，定价结构，交货时间表，联系人姓名和电话号码。您可以将供应商文件存储在交货门附近或经理办公室，以便于参考。
保险
保险文件应包括保单的副本以及代表每项保单的保险代理人的姓名和联系信息。包括续订图表，以指明何时需要审核策略。在紧急情况下，在场外存储保险文件的副本。
建筑和维护
无论餐馆设施是拥有还是租用，都要维护一份文件以便维护和维修记录。包括清洁，垃圾清除，回收，一般维护，管道和电气维修服务提供商的清单。存储有关视频游戏，自动点唱机或自动售货机维护的信息。与供应商文件非常相似，维护和紧急联系号码应位于任何员工可以快速访问的地方，例如女主人看台，收银台，酒吧后面或厨房。
健康和安全
维护一份专门用于健康和安全文档的文件。这包括餐厅卫生部门报告和引文的副本，关于员工健康措施的书面规则，如洗手，使用手套和发网以及详细的设备消毒说明。还包括与食品处理，准备和储存有关的程序的文件。制作相关规则和法规的副本，并将其发布在员工确定可以看到的适当位置。
伤害和事故
创建一个文件以包含员工和客户相关伤害的报告。记录每个事件的证人并提供尽可能多的支持细节，包括受伤原因，受伤后采取的行动和结果。如果当局因任何原因被召集到餐厅，请附上警方报告的副本。
