准确编制会议记录有助于确保与会者专注于分配的任务，减少错误传达并提高后续会议的效率。明确而全面的会议记录的好处意味着任何企业主，行政人员或其他定期召开会议的领导者应制定分钟会议的指导方针。这些指南应涵盖会议之前，期间和之后发生的事情。
在会议之前
确定谁需要分钟
虽然看似微不足道的任务，但记录会议纪要需要对细节给予高度重视。因此，分钟参与者应该尽量少参与会议。这样可以将大部分精力集中在记录会议的基本要点上。
提示
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企业经常使用行政助理或接待员来分钟，因为这些员工通常在会议中没有积极的作用。
使用标准化表格
创建您自己的标准化会议记录表格，以便在会议期间使用。标准化有助于分钟人员知道信息的放置位置，并帮助与会者稍后阅读文档。基本信息应包括：
- 与会者名单。
- 日期。
- 要讨论的主题列表。
- 决定每个主题的行动计划。
- 那些负责执行这些行动的人。
会议期间
填写基本信息
在会议正式开始之前，请填写与会者和日期等基本信息。这可以防止在实际会议期间不必要地浪费时间。
仅记录重要信息
会议纪要不应转录整个会议。相反，会议纪要以简化格式记录重要任务和指示。因此，您应记录诸如职责委派，到期日，分配给这些职责的信息以及任何其他看似相关的信息等信息。会议纪要不应包含一般性讨论或切向信息。
要求澄清
会议记录必须准确反映会议的重点。如果会议期间讨论的任何信息不清楚，请要求澄清。永远不要猜测，否则您会冒不准确的信息或遗漏。但是，在要求澄清时，始终遵循会议协议。一些会议采取非正式的方式，而其他会议采用结构化的罗伯特的秩序规则。
请参阅过去一分钟
您编译的当前分钟数可能是指过去的会议纪要。这要求您将过去的会议记录带到新会议，以便所有与会者都可以随时获得信息。
会后
评论会议纪要
检查会议记录是否有印刷错误或任何不清楚的句子。在最终确定分钟之前修复这些。任何错误都可能导致重要任务混乱。
发送给与会者
将会议纪要发送给会议的与会者以供批准。这使与会者有机会提出问题或修复错误。如果发生任何更改，请通知所有与会者。
完成并归档
所有与会者批准会议记录后，使用签名旁边的批准日期签署分钟文档。之后，将分钟记录在您的计算机上或包含其他会议记录的文件夹中。将所有会议记录保持在一起，这样可以方便地运输到未来的会议，并提供一个中心位置，如果有人需要参考文件。
