当房东改变办公室工作人员时，向租户提供这些变化的建议是有帮助的，特别是那些经常与租户互动的员工。通过信函向租户提供人员配置和其他重大变更的建议很容易。
收集将受此更改影响的所有租户的名称和地址列表。例如，如果您在多个地点租用空间并因此运营多个租赁办公室，您只需要与处理发生变更的租赁办公室的租户沟通变更。当然，如果您只有一个办公室，请提醒所有租户。
准备公司信笺顶部的信件使其“正式”，并将其标明为您预期大多数信件被分发的日期。使用mailmerge技术对每个字母进行个性化，或者您可以通过对每个字母“Dear Tenant”进行处理来使用更通用的格式。
这封信的内容应该简短而有条理，通常应该有两段内容，加上一个结尾段落。报告第一段中的人事变动。如果新员工将承担离职员工的所有职责，请说明：“Jennie Smith将于3月12日离开公司，将由Mary Jones取代，Mary Jones将负责租户投诉，维护请求，收取租金和回答所有相关问题。“
另一方面，如果离职员工以前履行的职责将在现有和/或新员工之间分配，则在第一段中明确说明;例如：“Jennie Smith将于3月12日离开公司，将由Mary Jones取代，Mary Jones负责租户投诉和维护请求。Joe White将接管收取租金和回答所有相关问题的责任。”
在第二段中，包括所有相关日期;例如，在许多情况下，一名工作人员在星期五离开，并且在下周一更换报告。在其他情况下，离职员工培训新员工时会有短暂的重叠。关闭第二段，说明从更改开始之日起，所有相关问题，意见和问题都应该针对新负责的人，并再次命名。例如，“从3月15日开始，请向Mary Jones提出投诉和维护请求，并联系Joe White与租金有关。”
在最后一段中，告知租户他们应该随时与您联系，提出任何疑虑，意见或问题。签署“真诚”字母，然后是您的姓名。
提示
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房东或其工作人员可以手工递送或邮寄这些类型的信件;或者，它们可以与租金收据一起分发。
即使事情是显而易见的，也要抵制外表的冲动并提供太多信息。 “珍妮史密斯要离开生孩子，”或者“珍妮史密斯结婚并度蜜月，然后将离开州”两者都是提供太多信息的例子。让Jennie与她选择的人分享她的信息，并将你的信件限制在商业所必需的范围内。
