您可以通过各种方法向员工，客户或管理层传达坏消息。许多人更喜欢直接和直接地传递负面信息。其他人更喜欢更微妙的方法，用最少攻击性的语言来表达信息。无论哪种方式，您必须以清晰，简洁的方式提供最有可能不受欢迎且不受欢迎的新闻。
保持关系
仅仅因为你有不需要的信息来传递，并不意味着你必须破坏与接收方的关系。无论您是解雇员工，拒绝捐赠请求还是拒绝旅行报销，请记住，未来情况可能会发生变化，您的决定可能会被撤销。在备忘录中添加补充内容，例如告诉员工您对其贡献的重视程度。向筹款人解释目前您的预算不允许某些支出。这一增加将减轻这一打击，并保持沟通渠道，以便将来建立可能的关系。
积极语言的帧消息
您在备忘录中选择的单词将有助于保持积极的响应，即使您传递的是否定消息。例如，您可以要求提供更多信息来处理货币请求，而不是写出所提供的信息是不可接受的。告诉员工他们可以做什么而不是他们不能做什么。例如，写上“请穿着星期五的商务休闲装”，而不是“不要在休闲的星期五穿牛仔裤。”给客户发一条说明“你可以在星期一拿到你的商品”，而不是“你的订单”直到下周一才会准备好。“
防止法律后果
公司备忘录通常会在您的业务范围之外，并在媒体或其他方面的手中。避免使用任何暗示非法或歧视性做法的语言。例如，不是写“我们的会计师因为他在年终报告中犯了大量错误而离开公司”，而是写道“经过多年认可的服务，我们的会计师正在转向其他机会。”清晰有助于防止不必要的谣言来自传播可能会损害公司的声誉。一个不明确的负面消息是“由于不当行为，某些财务人员正在离开。”更好的备忘录上写着“我们很高兴地宣布，新的财务人员将取代会计部门即将卸任的成员。”
缓冲坏消息
负面的备忘录经常会导致伤害感受和愤怒的反应。当您用好消息缓冲它时，您可以减轻或至少减少坏消息的影响。例如，当您必须提高保险费率时，启动一个负面备忘录，“您将会欣赏保险单中包含的额外福利数量”。但是，保持与消息关联的缓冲区以保持清晰。换句话说，当你发送关于减少福利的信息时，不要说“新的停车甲板下周开放”。
