对于新的企业主来说，计算机文件管理是一项经常被推迟甚至忽略的任务。但是，大多数企业以计算机文件的形式使用，保存，检索和存储大量数据。如果您的业务就是这种情况，那么您将需要一个可行的文件结构，一种易于理解的文件命名方法等等。强大的创建，存储，组织和备份流程将帮助您随着业务增长扩展业务。
提示
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计算机文件管理是一种强大的业务信息创建，存储，组织和备份流程，可帮助您随着业务增长扩展业务。
为什么文件管理对您的业务至关重要
如果您正在推出新业务，那么很容易忽视文件管理。你可能没有那么多的计算机文件，毫无疑问，还有很多其他紧迫的事情需要你注意。
但是，从一开始就花时间建立一个智能文件管理系统，为未来几年带来红利。一个可扩展，有组织的文件系统将随着您的公司发展，即使这些文件的数量呈指数级增长，也能保证您的文件安全且有序。
或者，推迟文件管理会产生一个混乱，不可行的系统，这会花费时间和效率。在那时采用适当的系统将是非常昂贵的，并且通常涉及高价顾问和额外的设备。
文档管理系统易于理解，易于使用且易于扩展，是一项宝贵的业务资产。
创建文件结构
您的企业如何选择组织计算机文件将影响未来几年的日常职能，项目管理和客户关系。如果您无法快速找到并检索正确的文档，您的企业可能最终会失去客户或其声誉。
组织文件的最佳方式因企业而异。在选择组织或分层方法之前，首先考虑您的业务如何创建和使用文档。
内部文件结构可以是宽的和浅的，也可以是窄的和深的。第一种方法创建了许多顶级文件夹和更少的子文件夹。这可能导致许多文档存储在多个文件夹中。第二种方法在父文件夹中嵌套多个文件夹。还可以创建混合结构以在这两种类型的层次结构之间取得平衡。个人偏好和业务需要应该决定具体的方法。
随着文件管理服务的增加，通过搜索更容易帮助定位文件，一些人和企业完全放弃了文件夹，并将所有文档转储到一个主文件夹中。这是不可取的。任何企业都会在一年内创造出比这种扁平结构更容易管理的文件。创建某种文件组织结构非常重要，它有助于对文件进行分类，从而使文件更易于定位。
无论您选择实施哪种系统，都应该易于使用，安全可靠。考虑谁将创建和使用这些文件，然后考虑如何通过文件结构更好地满足他们的工作需求。
易用性的另一个关键方面是可访问性。如果您的主要文档工作者需要访问移动设备上的文档，那么在您建立文件管理策略时，考虑如何在这些设备上列出，访问和使用这些文档非常重要。此外，您还需要采用一种文件管理方法，使文件在所有设备上保持同步。
最后，在文件管理系统中包含文件备份计划。理想情况下，您应该创建文件的多个备份副本。这些备份应存储在各种计算机上，其中至少有一台不在您的工作场所。请务必在计算机文件管理系统中指定谁进行备份，使用频率以及采用何种技术。
找到您需要的计算机文件
命名约定和文件结构应有助于在需要时快速定位和检索正确的文档。包含随机字母数字字符串的文件名，甚至是诸如“DATE + CLIENT NAME”之类的约定都可能令人困惑并妨碍检索。
文件名应该对所有用户有意义，并且容易识别每个文件的类型，用途和基本内容。
除了一致的文件命名约定外，还应考虑添加文件管理系统。这是一种帮助存储和组织文件的计算机应用程序。它可能提供允许跟踪所有者和后续用户，创建日期和上次修改的功能以及可帮助您处理和维护文件的其他数据。
Dropbox和Google Drive等文件管理服务可以通过提供更易于搜索的布局和界面来帮助您。您可以简单地搜索所需内容，而不是记住复杂的文件结构或命名约定。
将公司的政策写入写作
确定结构和命名约定后，为您的企业创建草稿文档，概述使用您选择的计算机文件的所有规范。即使您是您唯一的员工，也可能并非总是如此。如果您将来扩展和雇用员工，那么概述计算机文件管理策略的正式文档将有所帮助。它还可以帮助您的企业保持一致的文件管理方法，并确保您宝贵文件的安全性。
