在当今世界，您可以使用多种方法进行专业沟通。了解信件，电子邮件和贺卡的正确商务信函规则非常重要。小错误可能会给收到你的信件的人留下深刻印象并冒犯他。此外，了解电子邮件何时足以打印信件或手写便条也很有帮助。
传统信件
使用较重或有纹理的纸张在信头纸上打印传统字母。信头应包括发件人的姓名，地址，电话号码和电子邮件地址。如果没有信头或信件是个人信件，发送信件的人的正确名称应出现在左上角。例如，如果您和您的配偶正在向企业发送投诉信，请包括以下内容：
John A. Doe先生和夫人123 Main St. Anywhere，USA 555-555-5555 [email protected]
接下来，列出您的通信的收件人和左边距的地址。姓名和地址应该是正式的，包括他的头衔和名称。
接下来是拼写格式的日期，例如：2010年6月23日。在该日期之下，使用“RE:(引用）”形式包含引用字母主题的行。
问候是下一个，应该反映你与党的关系。如果你是名字，请用“亲爱的”向她致意，并加上她的名字。如果这封信是去一个部门或一个不知名的收件人，请使用“亲爱的先生们”或“亲爱的先生或女士们：”或“甚至是可能引起关注的人”。
所有商务信函应正式结束。专业结局的最佳选择只是“真诚”或“最诚挚的问候”。避免褶边结尾。
手写的笔记
手写的笔记适用于许多商业环境，例如感谢，祝贺毕业成就，家庭出生，晋升和哀悼。
信封应包括收件人的正式名称和地址。您的寄信人地址应显示在信封的背面，尽管它可以放在正面的左上角。
该卡应根据您的关系包含熟悉的问候语。如果您使用名字，请使用名字。如果没有，请选择符合情绪的尊重问候语。
保持笔记的主体短，并用蓝色或黑色墨水整齐地书写或打印。如果你没有像样的笔迹，找一个有的人。
达到目的。如果您说谢谢，请选择一两个提醒收件人您要感谢她的短语，但不要过于详细。如果您要祝贺某人，请提供相应内容，并在适当时包括您收到信息的方式。例如，如果客户的订婚是在报纸上，请剪辑公告并将其包含在卡片中或将其引用到您的笔记中。
用“真诚”结尾。如果您不太熟悉收件人，请用正式名称和标题签名。如果你更熟悉，你的名字是合适的。
电子邮件
电子邮件为商务沟通方式提出了一个新的辩论主题。第一条规则是要知道您的收件人接受或更喜欢电子邮件通信。
提出可敬的电子邮件配置文件您的地址和主题应该是可识别的，并反映您的业务或专业状态。例如，如果您要向客户发送电子邮件，则应该是“[email protected]”而不是“[email protected]”。
没有像传统字母那样的内部地址，所以从问候语开始，这应该反映您与收件人的关系并尽可能正式。一个常见的商业电子邮件失礼是缺少一个简单的问候语，告诉收件人该电子邮件是为他准备的。
请勿使用电子邮件解决应亲自处理的业务问题。避免电子邮件对抗，并记住电子邮件永远存在于硬盘驱动器和服务器上，可以在法庭上使用。
避免在商业电子邮件中漫无目的。如果必须包含许多详细信息，请为它们创建文档并附加文档，而不是将它们放在电子邮件正文中。
避免表情符号，计算机俚语，惊叹号或问号不止一次，以及大写锁定。如果您对内容或格式有疑问，请尝试在信头上打印并评估其专业性。如果它在纸面上看起来不专业，那么它在电子邮件中并不专业。
通过“谢谢”或“真诚”来结束专业。您的商家和联系信息应该包含在您的电子邮件签名中。扫描或其他电子格式的签名是可以接受的。如果您通常使用引号，标语或其他信息，请评估其对业务情况的适当程度。
