所有企业都必须保留某种分类帐，以防税务人员或IRS代理人敲门。分类帐可以保存在电子表格程序（如Microsoft Excel）中，但物理分类帐书的美妙之处在于其可移植性。您可以每晚将分类帐带回家或将其随身携带给投资者，让他们了解公司在财务方面的表现。保留一份个人开支的分类账书也是明智之举，作为一种美化的支票登记册。
在分类帐簿的第一页下划出六条垂直线，留下七列。请注意，某些分类帐书籍已预先列出，但仍可以通过笔进行更改。
标记七列“日期”，“描述”，“信用”，“借记”，“余额”，“支票号码”和“批准”。
使用分类帐簿中的第一行记录起始余额。在说明下，写入“起始余额”（以及后续页面中的“余额转发”）并在“余额”列中说明起始金额。
在“信用”栏中记录所有销售，应收账款或付款，在相应的列中列出日期和说明，详细说明收到货币的原因。
在“借记”栏中记录所有购买，应付账款和薪水支票，列出日期和详细说明货币分散原因的说明。在“检查编号”列中列出支票编号。在“批准”列下有一个经理或簿记员。
在每次信用和借记交易之后保持当前余额，以获得公司财务状况的图片，并确保使用后续支票号码并且没有支票被盗。
保留所有交易的收据。保存一个支票存根以及付款的发票。将这些收据放在一个马尼拉信封中，随附分类账簿。每月归档物品以及该月份的分类帐文件的副本。
提示
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记下交易时的所有交易。您不希望在月底留下数天的信用和借记记录。
