报告是在商业世界中分散信息的最常用方法。事实报告分析和描述情况并包含大量准确数据。成功的报告撰稿人都知道编写报告只是过程的结束。他们计划他们的报告，他们考虑其目的，谁将阅读它，他们决定放入什么以及如何有效地组织它。有效编写和陈述充实的事实报告是精心策划的过程的结果。
确定读者和设定目标
考虑一下读者的知识
考虑读者已经知道的内容。事实报告中的常见问题是过高估计和低估了读者的知识。人们很容易用行话来压倒人们，或者用简单的信息来淹没他们。尝试找出您的读者已经知道多少并在适当的知识水平上进行交流。
了解读者的兴趣
想想读者的立场。读者可能有特殊兴趣，喜欢或不喜欢。了解读者真正想要的东西。提交一份报告，以吸引他们的态度，或者可能无法阅读。根据对内容的先入为主的观点，反思阅读报告的人是否会这样做。
决定读者需要什么知识
确定读者需要什么样的事实知识。考虑您需要提供背景信息或定义技术术语的程度。
考虑所需事实
看看读者想要了解的事实。想想你所呈现的事实数据将如何实现这一目标。有时，流程可能表明根本不需要报告，或者可以通过其他方式最好地满足目标。
材料，结构和风格
仔细选择材料
仔细选择您的材料。保持简单并证明您的结论是正确的。尽可能简化。丢弃无关的材料并专注于必要的材料。用事实证明你的结论，并说明你找到它们的地方。将事实构建成一个逻辑和一致的案例，以便您的读者得出相同的结论。
规划报告的结构
规划报告的结构。事实应该是一系列方向，让读者得出结论。首先将报告划分为主要部分。每个主题都可以这种方式细分。这些细分可能会成为报告中的标题。
在您要提出的所有要点的每个标题下列出一个列表，并记下支持它们所需的信息。按照符合目标的逻辑顺序排列点。
应用合适的样式
应用合适的款式。尽管报告遵循严格的惯例，但仍有个人风格的空间。有效的报告利用起草和重新起草过程。选择读者熟悉的术语。技术术语对于其他专家非常有用，但会让其他人感到困惑。
利用适当的演示技巧
利用适当的演示技巧。报告包含用于显示数据的表格，图形，条形图或其他图表。
遵循报告写作惯例
准备一个标题页
准备标题页。这通常包含公司的标题，副标题，日期，作者姓名和职位。它还将指出谁正在收到事实报告。它还可以带有参考编号或其他形式的分类。
写一个总结
写一个总结。如果报告很长，这尤其必要。它给忙碌的人们提供了报告的要点，而无需全部阅读。有吸引力的摘要可以激励人们阅读整个报告。
包括目录页面
包括内容页面。这是一个单独的页面，列出了主要部分或章节，小节和附录。它还提供页码，并应指明各节之间的关系。
写一篇介绍
使用介绍来解释事实报告的目的。这提供了背景信息并解释了为什么有必要。引言说明了报告的目标，报告的人员及其范围。
组织报告正文
组织报告正文。这包含您的详细事实和调查结果，显示它们是如何到达的，并指出您所做的推断。提供您的结论。总结报告中的主要事实要点并对其进行深思熟虑的判决。
提示
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尝试获取为目标受众编写的其他报告的副本。这将让您清楚地了解对您的期望。
