写信给包含董事会的多个人时，没有严格的规则，这意味着您有多种选择来处理您的信件。一般来说，当董事会规模如此之大时，你会准备一封信，单独处理每位董事会变得很麻烦。对于较小的电路板，您可以为每个人写一个单独的字母，并使用“复制”表示法来引用其他收件人。
写入大型电路板时
如果董事会由五个或更多个人组成 - 这个数字是指导，而不是一个规则 - 通常会准备一封写给董事会的信件，然后邮寄给他们所管理的公司。这是一个例子：
董事会
ABC Property Corporation
123城市街
旧金山，加利福尼亚州94105
你的称呼应该是“亲爱的董事会成员：”或“亲爱的董事会成员：”后面跟冒号，而不是逗号。如果您是企业主或其他董事会成员，可以使用非正式的称呼“亲爱的董事会”或“亲爱的所有人：”
使用分发块
由于许多委员会不经常会见，也许每个月左右会议一次，您可能希望将集体信件的副本邮寄到其所在地或永久性公司地址的每个董事会成员。这可以确保您的信件在下次董事会会议之前被阅读并能够被采取行动。为此，请在信函末尾写一个分发块，列出每个董事会成员的姓名和地址。打印出几封信件，并将副本邮寄给分发名单上的每个人。
写入小板时
在向较小的董事会成员（例如，有三到四名董事）时，您应该按名称列出每个收件人。您的地址块现在看起来像这样：
Robin Birch女士，主席
Jack Haslam先生，董事
Olivia Blower博士，主任
ABC Property Corporation董事会
123城市街
旧金山，加利福尼亚州94105
然后你的问候应该按照与地址栏相同的顺序列出董事的姓名：“亲爱的Birch女士，Haslam先生和Blower博士：”如果你很了解收件人就可以使用名字，这是你平常的沟通方式。礼仪要求您向每个人发送单独的信件，因此打印并签署每个收件人的信件和信封的原件。
使用CC表示法
如果董事会成员位于不同的地址，那么为每个收件人写一封单独的信是明智的。在这里，您应该使用“礼貌副本”或“抄送”表示法让每个收件人知道还有谁收到了这封信。通过在信件底部添加字母“cc：”后跟其他收件人的姓名，紧接在您的签名和打印名称下方来执行此操作。这是格式化的一个例子：
Robin Birch女士，主席
ABC Property Corporation董事会
123城市街
旧金山，加利福尼亚州94105
亲爱的Birch女士：
信件
此致
你的名字
CC：Jack Haslam先生，Olivia Blower博士
你将在第二封信中写到“杰克哈斯拉姆先生”，并向“罗宾·伯奇女士和奥利维亚·布洛尔博士”等人提出。校对所有副本以确保包含正确的收件人和礼貌副本名称是个好主意。
