出于多种原因，员工文档很重要。文件证明就业行动是合理的，从招聘和选拔到辞职，退休或终止。培训和发展以及薪酬和福利也是员工文档的一部分。维护准确完整的文档支持人力资源目标，例如继任计划和内部推广。员工文档在准确，保密并根据公司政策准备时，是人力资源部门的支柱。
招聘与选拔
即使您的招聘和选拔流程始于通过申请人跟踪系统提交在线申请，文档仍然是招聘流程的重要组成部分。招聘流程至少包括初步电话筛选，面对面访谈和访谈员评估。文档对于此过程至关重要 - 在个人访谈中记笔记实际上是帮助做出明智的招聘决策的要求。此外，如果您想将候选人的资格证书传递给另一位招聘经理，则有助于分享您的面试记录。面试笔记包含您的个人评估和意见。因此，除非招聘和面试过程中的注释包含考试成绩或重申有关候选人技能的某些事实，否则此类文档通常不会成为人事档案的一部分。重要的是，员工文件也证实了就业资格。
员工培训与发展
记录员工绩效对于保持工作满意度，生产力和参与度非常重要。您的绩效管理系统包括许多组成部分，例如职位描述，非正式反馈，培训，纪律处分和年度绩效评估。所有这些组件都需要您的绩效管理系统的文档才能保持正常运行。缺乏文件证明这一领域缺乏沟通。员工依靠反馈来激发动力并提高员工士气。没有文件，员工缺乏满足雇主期望所需的工具。
补偿和福利
员工文档是您的薪酬和福利结构的基本要素。如果没有这种类型的文件，就无法追踪员工工资，绩效提升，年终奖金以及强制性和自愿扣除。文档还维护员工福利状态，例如医疗保健选项，依赖性医疗和灵活支出帐户。薪资部门记录了该领域的大部分员工文件;但是，您的隐私官可以独家访问所有医疗相关文档，以保护员工信息的机密性。
就业结束
当员工与公司的任期即将结束时，文档非常重要。无论原因如何，您必须准备并提交记录此就业行动的文书工作。如果您终止员工，文档将证明您的决定是正确的。与绩效不佳，违反政策或严重不当行为相关的员工解雇需要文件证明以支持非自愿终止。如果员工决定就不当解雇提出投诉，如果投诉升级为诉讼，文件可以保护您的公司资产。如果员工退休或辞职，则需要提供文件以确保持续的健康和收入福利。
