情况报告正是这个名称所暗示的：一份包含经过验证的事实信息的情况报告，清楚地描述了事件或情况的“谁，什么，何地，何时，为何以及如何”。许多组织使用情境报告向上级提供他们做出正确和适当决策所需的输入和信息。应急管理组织，政府机构，武装部门，企业，执法机构，人道主义非政府组织和外交官都依赖情况报告。
尽可能清楚地观察情况。如果事件是自然灾害，请查看灾区并注意对土地，基础设施和人口的影响。情况报告必须向将根据这些事实作出决定的人提供所有相关事实。仔细观察。猜想和意见不属于情况报告。
与您需要信息的所有相关人员交谈。每个需要或生成情况报告的组织都可能会列出需要联系和汇报的人员。在每次对话中都要记录好，因为您将在报告中包含这些数据。
收集和收集数据。目标是尽可能全面地描述事件和事件的结果。请注意有关情况的各个方面的详细信息：发生了什么，向谁，时间，日期和地点的详细信息，对基础设施的影响以及当地人口的响应情况。许多组织都有针对请求某些类型信息的情况报告的标准格式。如果存在这样的格式，请使用它。它将使数据收集更快，更精确。
按逻辑顺序撰写报告。包括所有相关信息。使用简洁明了的词汇来描述事件，避免使用形容词和副词。定期进度报告可能会遵循初始情况报告，因此您只需要描述当前发生的情况，而不是在不久的将来可能发生的情况。
在报告开头添加关键要点或执行摘要部分，但仅在收集所有数据并按逻辑顺序排列之后。使用事实和数字，避免假设。摘要或重点部分需要传达最重要的信息，供繁忙的上级先阅读。
提示
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请记住报告的读者以及他们需要了解的情况。
