订单履行缓慢会降低贵公司可提供的客户服务质量。较低质量的客户服务最终将影响您业务的财务底线。获得尽可能快速有效处理采购订单的批准意味着您的公司将拥有所需的供应以及时保持流动。使用Microsoft Outlook电子邮件客户端发送采购订单批准请求有助于简化订购耗材或批发商品的过程，同时仍确保您遵循正确的采购程序。
准备采购订单
转到Microsoft Office“购买和销售订单”模板页面，然后选择一个模板。确保您可以在计算机上的程序中打开，编辑和保存模板。使用Microsoft Excel，Microsoft Word或其他适用程序创建模板。
单击所选模板的“下载”按钮以在指定程序中打开模板时，选择“打开”。自定义模板以满足您的需求并将其保存到您的计算机。
如果您不喜欢Microsoft提供的任何模板，请创建并保存您自己的自定义模板。如有必要，您可以使用Microsoft模板作为指南。
使用程序菜单基于模板创建“新文档”。使用快捷方式不会提供对模板的访问。填写您的文档并将其保存到您的计算机。
如果您是创建采购订单的方式，请使用财务计划发送采购订单。某些财务程序（如QuickBooks）具有Microsoft Outlook集成功能，因此您可以直接从程序发送采购订单以供批准。
如果可能，使用电子表格或文字格式从没有Microsoft Outlook集成的财务软件导出采购订单。如果无法做到这一点，请将完成的采购订单打印为PDF文档并将其保存到您的计算机中。
发送采购订单
打开Microsoft Outlook，然后单击左上角的“新建”按钮以打开新消息。
转到“插入”选项卡。单击“附加文件”并导航到采购订单以将其选中。单击“插入”按钮将其附加到电子邮件。
将字体大小设置为14，将字体颜色设置为黑色。键入“我已审核并批准了所附的采购订单：”。开始一个新行。
将字体大小设置为11，将字体颜色设置为灰色。键入“查看附加的采购订单并回复此电子邮件。在“Y- 您的姓名”下面键入以批准采购订单，或在“N- 您的名称”下键入以拒绝采购订单。注意：回复必须来自发送邮件的电子邮件帐户。
跳过四行并将字体大小设置为14，将字体颜色设置为黑色。输入“我无权批准此采购订单。”开始新行。
将字体大小设置为11，将字体颜色设置为灰色。输入“回复发件人”。如果您无权批准此采购订单，并且如果您知道谁是谁，请在上面的字段中放置一个X，包括名称，例如X - Bill Smith。“
提示
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打印出已批准的采购订单电子邮件的副本，并将其附加到购买发票上，以记录购买已获得授权。
警告
获取物理签名比电子邮件批准更安全，因为如果其他人全天签名，则可以访问此人的电子邮件帐户。
